In alto sulle montagne bulgare sorge un enorme edificio risalente all'epoca comunista. Circondato da una pineta, questo complesso di 17.000 metri quadrati e 200 unità ha subito una grande trasformazione. Nella sua nuova vita, ospita Semkovo Co-op, una destinazione di coliving per nomadi digitali e lavoratori da remoto, gestita interamente dalle persone che possiedono la cooperativa.
Matthias Zeitler, fondatore e presidente eletto della cooperativa Semkovo, aveva la forte intuizione che una gestione tradizionale non avrebbe funzionato. «La maggior parte dei nostri proprietari è sparsa in tutto il mondo. Veniamo da 32 paesi diversi e pochissime persone si trovano stabilmente in Bulgaria», spiega. «Fin dall'inizio volevamo trovare un modello che desse a tutti i membri a distanza pieno potere su tutte le nostre decisioni».
La sfida era chiara: come prendere decisioni importanti su questioni concrete come ristrutturazioni, budget e gestione dell'attività quando i tuoi 130 vicini sono sparsi per il mondo?
I primi passi
Prima che Semkovo venisse costituita come cooperativa, Matthias aveva conosciuto e provato Loomio. «Abbiamo usato la versione di prova solo per vedere come funzionava», ricorda. Una volta costituita la cooperativa con i primi 50 membri, sono passati alla versione pro. Non si è mai posto il dubbio che avessero bisogno di prendere decisioni digitalmente. La questione era trovare lo strumento giusto per le loro esigenze.
«Fin dall'inizio era abbastanza chiaro a tutti che avevamo bisogno di una piattaforma digitale per prendere decisioni. E che avrebbe dovuto anche essere facile capire cosa fosse già stato discusso», riflette Matthias. «Non è una cosa ad hoc in cui basta avviare un sondaggio su Facebook per ogni discussione. Serve ... una struttura per organizzare le informazioni».
Hanno esaminato piattaforme più generiche come Slack. Ma Matthias sapeva che avevano bisogno di qualcosa di specializzato per le votazioni. Nella cooperativa c'erano molti programmatori e professionisti del digitale preoccupati per la sicurezza dei voti e la possibilità che qualcuno manipolasse i risultati. Il fatto che Loomio fosse uno strumento specializzato li ha rassicurati. «Abbiamo molti professionisti del digitale che si chiedono: è davvero sicuro? Cosa succede se chi dirige esercita troppa influenza?»
Per Semkovo, un voto su Loomio non si limita a mostrare le preferenze dei membri.
Per noi questo è davvero un voto legalmente vincolante. Viene iscritto nel registro delle imprese. Avevamo bisogno della certezza che fosse un modo corretto di votare, registrare i voti e monitorare la partecipazione.
Definire i diritti decisionali
Di norma, una cooperativa bulgara richiederebbe riunioni in presenza e un'assemblea generale annuale. Semkovo ha strutturato il proprio statuto in modo diverso.
Fin dall'inizio volevamo un modello in cui le persone a distanza avessero pieno accesso a tutte le decisioni. Discutiamo e votiamo tutto su Loomio e le nostre assemblee generali ufficiali si limitano a confermare i voti online.
L'assemblea generale è diventata una semplice formalità. Un avvocato prende appunti. Ma il vero lavoro si è già svolto online, dove si è già deciso tutto. «Secondo il nostro statuto, la riunione in presenza non può votare su argomenti che non siano già stati sottoposti a voto online».
Non tutto viene messo ai voti. In qualità di presidente, Matthias ha un contratto di gestione per le decisioni operative quotidiane. «Siamo 130 persone, la maggior parte delle quali ha molto successo nella vita ed è abituata a prendere tutte le decisioni, ma se 130 persone prendono tutte le decisioni, non si arriva mai da nessuna parte», osserva. «Quindi cerchiamo di concentrarci sulle cose importanti».
All'inizio di ogni anno, Matthias presenta un budget. I membri approvano come spendere il denaro e stabiliscono le priorità annuali. Nel corso dell'anno vengono poi delegate le decisioni minori: di quali colori dipingere le pareti, le opzioni per le finiture e altri dettagli. La cooperativa nel suo insieme si concentra sulle scelte importanti: quali aree ristrutturare per prime, quale livello di finiture perseguire e la direzione strategica generale.
Inizialmente, solo un gruppo più ristretto, il consiglio di amministrazione, poteva sottoporre argomenti al voto. «Molte persone hanno detto: “Ehi, sarebbe fantastico se anche i membri potessero proporre degli argomenti”. Così abbiamo cambiato questa regola». L'ironia? Pochissimi membri esercitano questo potere. «Pochissimi membri lo usano davvero. Questo dipende dal fatto che funzioniamo più come un'azienda e molti membri non sanno esattamente quali decisioni siano prioritarie».
I membri volevano avere questa possibilità. Per loro era importante poter far sentire la propria voce. «I membri hanno insistito molto perché lo permettessimo, ma poi si è scoperto che non viene davvero usato». Forse, quando si avvicineranno le date di ingresso negli appartamenti, la componente della comunità in presenza renderà questa possibilità più popolare.
Gestire la partecipazione su larga scala
Anche con 130 persone su Loomio, Matthias ha aspettative realistiche sulla partecipazione. «Ci sono persone che semplicemente hanno più tempo e sono più coinvolte. E ce ne sono altre che, in sostanza, pensano: va bene, se c'è un numero sufficiente di persone che discute, per la maggior parte delle questioni sono d'accordo a seguire la decisione della maggioranza».
Ha usato il report sulla partecipazione di Loomio per condividere con il gruppo la situazione reale. «Purtroppo solo circa la metà dei nostri membri usa effettivamente Loomio. Quindi anche per i voti importanti gli altri restano fuori. E dell'altra metà che usa Loomio, forse ce ne sono 10 molto attivi e poi da 40 a 50 che leggono soprattutto e magari accedono circa una volta al mese solo per vedere cosa succede».
Ma Matthias lo considera accettabile, persino positivo.
Non mi aspetterei che tutti siano molto coinvolti. È più importante dimostrare trasparenza e dare alle persone la possibilità di partecipare: vedere come vengono prese le decisioni e avere l'opportunità di contribuire.
Una cultura dell'impegno
Semkovo è un po' diversa dai tipici spazi di coliving, dato l'impegno economico richiesto. Le persone hanno acquistato interi appartamenti. «Normalmente, se fai parte di uno spazio di coliving, soprattutto se sei un nomade digitale, se non ti piace te ne vai», osserva Matthias. «Nella nostra comunità le persone hanno acquistato una proprietà. Quindi andarsene non è così facile».
Questo crea incentivi naturali alla collaborazione. «Se sei troppo aggressivo nei confronti degli altri, poi sarà molto difficile goderti il tuo appartamento qui».
Le decisioni vengono prese a maggioranza. «Per alcune persone è difficile perché sono sempre convinte che il loro sia l'unico modo», ammette Matthias. «Per me come presidente è difficile perché, quando le persone vengono da me, a volte esprimono con forza la loro posizione».
Ma sottoporre le decisioni al voto dell'intero gruppo rende più facile il suo ruolo.
Portare una decisione all'intero gruppo rende le cose molto più facili per me, perché non sono io a dover decidere. Prima del voto le persone esprimono con forza le loro opinioni; dopo tutti dicono: «Va bene, abbiamo preso una decisione».
Centralizzare le informazioni
Semkovo usa WhatsApp, ma solo per scherzi o chiacchiere informali. «Per i proprietari cerchiamo davvero di far passare tutto attraverso Loomio». Usano lo strumento anche per le newsletter. Invece di inviare aggiornamenti separati via email, creano discussioni su Loomio che generano notifiche via email.
«Ha senso tenere tutto insieme perché la sfida più grande è che le informazioni si trovano in troppi canali diversi e poi le persone non riescono più a trovarle», spiega Matthias.
La cooperativa usa Loomio anche per i sottogruppi. All'inizio, i membri avevano domande sull'interior design. Alcuni membri con competenze pertinenti si sono organizzati autonomamente: «Hanno creato una sorta di gruppo di lavoro e poi hanno presentato a tutta la cooperativa ciò che avevano scoperto e le loro raccomandazioni. Anche questo è abbastanza facile da fare su Loomio. Si creano questi sottogruppi per un argomento specifico, poi si torna insieme e si tirano le somme».
Anche il consiglio di amministrazione usa lo strumento per discussioni riservate. «Vogliamo poter rendere conto di ciò che discutiamo. Invece di usare un gruppo WhatsApp, abbiamo una conversazione strutturata. In linea di principio, se necessario, potrebbe anche essere verificata in seguito».
Consigli per altre comunità
Alle comunità che stanno valutando strutture simili, Matthias consiglia: «Provatelo e basta. È così che lo abbiamo testato prima di costituirci. Lo abbiamo usato per circa 3-4 settimane per alcune discussioni preliminari, solo per vedere come funzionava e quanto fosse facile».
La prova ha funzionato. Alle persone è piaciuto. Lo hanno confrontato con altre piattaforme come Slack e hanno deciso che Loomio rispondeva alle loro esigenze. «È davvero facile provarlo. Ho sempre pensato che bisogna provare le cose e poi vedere cosa funziona e cosa no».
Dopo due anni e mezzo di ristrutturazione, con squadre di 70 persone al lavoro sul posto, a Semkovo mancano ora 6-9 mesi all'ingresso dei proprietari negli appartamenti. Un anno dopo, sperano di essere pronti ad accogliere gli ospiti. Durante tutto il processo, i 130 proprietari di 32 paesi hanno preso insieme decisioni su come costruire la loro futura comunità.
Alla domanda su cosa sarebbe più difficile se Loomio sparisse domani, Matthias ride. «Ovviamente, trovare un altro strumento, capire come migrare i dati che abbiamo e che sono ancora accessibili per le decisioni passate... Ho già troppe cose di cui occuparmi, quindi per favore non costringetemi a passare a un altro strumento».
Per ora, la migrazione non è necessaria. Semkovo ha ciò di cui ha bisogno: un modo per 130 persone di autogestirsi attraverso fusi orari, culture e progetti di costruzione. Hanno creato un sistema in cui le decisioni vengono prese, documentate e rispettate. È una base digitale fondamentale per la comunità fisica che stanno costruendo sulle montagne.
