No alto das montanhas da Bulgária fica um enorme edifício da era comunista. Cercado por uma floresta de pinheiros, esse local de 17.000 metros quadrados e 200 unidades passou por uma grande transformação. Em sua nova vida, o local abriga a Semkovo Co-op, um destino de coliving para nômades digitais e trabalhadores remotos, governado inteiramente pelas pessoas que são proprietárias da cooperativa.
Matthias Zeitler, fundador e presidente eleito da cooperativa Semkovo, tinha uma forte intuição de que a governança tradicional não funcionaria. “A maioria dos nossos proprietários está espalhada pelo mundo. Somos de 32 países diferentes, e pouquíssimas pessoas estão na Bulgária de forma constante”, explica. “Desde o início, queríamos encontrar um modelo para que todos os membros que estão longe tivessem plena autonomia em todas as nossas decisões.”
O desafio era claro: como tomar decisões importantes sobre questões concretas, como reformas, orçamentos e operações do negócio, quando seus 130 vizinhos estão espalhados pelo mundo?
Os primeiros passos
Antes de Semkovo ser estabelecida como cooperativa, Matthias conheceu e testou o Loomio. “Usamos a versão de teste só para ver como funcionava”, lembra. Quando a cooperativa foi formada com seus primeiros 50 membros, eles passaram para a versão pro. Nunca houve dúvida de que precisavam tomar decisões digitalmente. A questão era encontrar a ferramenta certa para suas necessidades.
“Estava bem claro para todos desde o início que precisávamos de uma plataforma digital para tomar decisões. E que também deveria ser fácil descobrir o que já havia sido discutido”, reflete Matthias. “Isso não é uma coisa ad hoc, em que você simplesmente cria uma enquete no Facebook para cada discussão. Você precisa ter ... uma estrutura para organizar as informações.”
Eles avaliaram plataformas mais gerais, como o Slack. Mas Matthias sabia que precisavam de algo especializado para a parte de votação. A cooperativa incluía muitos programadores e profissionais digitais preocupados com a segurança dos votos e com a possibilidade de alguém manipular os resultados. O caráter especializado do Loomio trouxe tranquilidade. “Temos muitos profissionais digitais preocupados, que perguntam: isso é realmente seguro? O que acontece se a liderança exercer influência excessiva sobre isso?”
Para Semkovo, uma votação no Loomio não serve apenas para mostrar as preferências dos membros.
Para nós, essa é realmente uma votação juridicamente vinculante. Ela vai para o registro comercial. Precisávamos ter certeza de que essa era uma forma adequada de votar, acompanhar os votos e acompanhar a participação.
Estruturando os direitos de decisão
Normalmente, uma cooperativa búlgara exigiria reuniões presenciais e uma Assembleia Geral anual. Semkovo estruturou seu estatuto de forma diferente.
Desde o início, queríamos um modelo em que as pessoas que estão longe tivessem pleno acesso a todas as decisões. Discutimos e votamos tudo no Loomio, e nossas assembleias gerais oficiais simplesmente confirmam as votações online.
A Assembleia Geral tornou-se uma formalidade simplificada. Um advogado faz as anotações. Mas o trabalho de verdade já aconteceu online, e as decisões já foram tomadas. “De acordo com nosso estatuto, a reunião presencial não pode votar assuntos que não tenham sido previamente votados online.”
Nem tudo vai a votação. Como presidente, Matthias tem um contrato de gestão para tomar decisões operacionais do dia a dia. “Temos 130 pessoas, a maioria delas muito bem-sucedida na vida e acostumada a tomar todas as decisões, mas, se 130 pessoas tomarem todas as decisões, você nunca chega a lugar nenhum”, observa. “Então estamos tentando nos concentrar no que é importante.”
No início de cada ano, Matthias apresenta um orçamento. Os membros aprovam como o dinheiro será gasto e definem as prioridades anuais. Depois, ao longo do ano, decisões menores são delegadas: de que cor pintar as paredes, opções de acabamento e outros detalhes. A cooperativa como um todo se concentra em escolhas importantes: quais áreas reformar primeiro, que nível de acabamento buscar e a direção estratégica geral.
Inicialmente, apenas um grupo menor, a diretoria, podia levar assuntos para votação. “Muitas pessoas disseram: ‘Seria muito legal se os membros também pudessem apresentar assuntos.’ Então mudamos isso.” A ironia? Pouquíssimos membros aproveitam esse poder. “Pouquíssimos membros realmente usam isso. Isso está relacionado ao fato de que funcionamos mais como uma empresa, e muitos membros não sabem exatamente quais decisões são prioritárias.”
Os membros queriam ter essa opção. Ter a possibilidade de se manifestar era importante. “Os membros insistiram muito que deveríamos permitir isso, mas depois acabou que não é muito usado.” Talvez, à medida que as datas de mudança se aproximem, a convivência presencial torne essa opção mais popular.
Gerenciando a participação em grande escala
Mesmo com 130 pessoas no Loomio, Matthias tem expectativas realistas sobre a participação. “Há algumas pessoas que simplesmente têm mais tempo e são mais engajadas. E há outras que basicamente pensam: tudo bem, se houver pessoas suficientes discutindo, elas aceitam a decisão da maioria na maior parte das questões.”
Ele usou o relatório de participação do Loomio para compartilhar a realidade com o grupo. “Infelizmente, apenas cerca de metade dos nossos membros usa o Loomio. Então, mesmo em votações importantes, eles ficam de fora. E, da outra metade que usa o Loomio, talvez umas 10 pessoas sejam superativas e outras 40 a 50 em geral leiam e talvez entrem uma vez por mês, mais ou menos, só para ver o que está acontecendo.”
Mas Matthias considera isso aceitável e até saudável.
Eu não esperaria que todos fossem superengajados. É mais importante demonstrar transparência e dar às pessoas a opção de participar — de ver como as decisões são tomadas e ter a oportunidade de fazer parte delas.
Uma cultura de compromisso
Semkovo é um pouco diferente dos espaços típicos de coliving por causa do compromisso financeiro. As pessoas compraram apartamentos inteiros. “Normalmente, se você faz parte de um espaço de coliving, especialmente se é nômade digital, se não gosta do lugar, vai embora”, observa Matthias. “Na nossa comunidade, as pessoas compraram imóveis. Então ir embora não é tão fácil.”
Isso cria incentivos naturais para a cooperação. “Se você for agressivo demais com as outras pessoas, depois será muito difícil aproveitar seu apartamento aqui.”
As decisões são tomadas por maioria de votos. “Isso é difícil para algumas pessoas porque elas sempre acreditam que o jeito delas é o único jeito”, admite Matthias. “Para mim, como presidente, é difícil porque, quando as pessoas vêm falar comigo, às vezes expressam suas posições com muita veemência.”
Mas levar as decisões para uma votação com todo o grupo facilita seu papel.
Levar uma decisão para todo o grupo facilita muito para mim, porque não sou eu quem tem que decidir. Antes da votação, as pessoas defendem suas posições; depois, todos dizem: ‘Tudo bem, tomamos uma decisão.’
Mantendo as informações centralizadas
Semkovo usa o WhatsApp, mas apenas para piadas ou conversas informais. “Para os proprietários, realmente tentamos fazer tudo pelo Loomio.” Eles usam a ferramenta até para boletins informativos. Em vez de enviar atualizações separadas por e-mail, criam discussões no Loomio que geram notificações por e-mail.
“Faz sentido manter as coisas juntas porque o maior desafio é ter informações em canais diferentes demais, e aí as pessoas não conseguem mais encontrá-las”, explica Matthias.
A cooperativa também usa subgrupos no Loomio. No início, os membros tinham dúvidas sobre design de interiores. Alguns membros com habilidades relevantes se organizaram: “Eles criaram uma espécie de grupo de trabalho e depois apresentaram suas descobertas e recomendações a toda a cooperativa. Isso também é bem fácil de fazer no Loomio. Você cria esses subgrupos para um assunto específico, depois volta e reúne tudo.”
Até a diretoria usa a ferramenta para discussões fechadas. “Queremos ser responsáveis pelo que discutimos. Em vez de usar um grupo de WhatsApp, temos uma conversa estruturada. Em princípio, isso também poderia ser auditado depois, se necessário.”
Conselhos para outras comunidades
Para comunidades que consideram estruturas semelhantes, Matthias aconselha: “Simplesmente experimentem. Foi assim que testamos antes de constituir a cooperativa. Usamos por umas 3-4 semanas para algumas discussões preliminares, só para ver como funcionava e como era fácil.”
O teste funcionou. As pessoas gostaram. Elas compararam o Loomio com outras plataformas, como o Slack, e decidiram que ele atendia às suas necessidades. “É muito fácil experimentar. Sempre acredito que você precisa testar as coisas e depois ver o que funciona e o que não funciona.”
Após dois anos e meio de reforma, com equipes de construção de 70 pessoas trabalhando no local, faltam agora 6-9 meses para que os proprietários se mudem para os apartamentos de Semkovo. Um ano depois disso, eles esperam estar prontos para receber hóspedes. Durante todo o processo, os 130 proprietários de 32 países vêm tomando decisões juntos sobre como construir sua futura comunidade.
Quando perguntado sobre o que seria mais difícil se o Loomio desaparecesse amanhã, Matthias ri. “Obviamente, seria encontrar outra ferramenta, descobrir como migrar os dados que temos e que ainda estão acessíveis para consultar decisões passadas... Já tenho coisas demais com que lidar, então, por favor, não me façam migrar para outra ferramenta.”
Por enquanto, a migração não é necessária. Semkovo tem o que precisa: uma maneira de 130 pessoas se governarem através de fusos horários, culturas e projetos de construção. Elas criaram um sistema em que as decisões são tomadas, documentadas e respeitadas. É uma base digital essencial para a comunidade física que estão construindo nas montanhas.
