En lo alto de las montañas búlgaras se alza un enorme edificio de la época comunista. Rodeado de un bosque de pinos, este lugar de 17.000 metros cuadrados y 200 unidades ha experimentado una gran transformación. En su nueva vida, alberga a Semkovo Co-op, un destino de coliving para nómadas digitales y trabajadores remotos, gobernado íntegramente por las personas propietarias de la cooperativa.
Matthias Zeitler, fundador y presidente elegido de la cooperativa Semkovo, intuía con fuerza que la gobernanza tradicional no funcionaría. “La mayoría de nuestros propietarios están repartidos por todo el mundo. Somos de 32 países diferentes y muy pocas personas están en Bulgaria de forma constante”, explica. “Desde el principio, queríamos encontrar un modelo para que todos los integrantes a distancia tuvieran plena capacidad de decisión en todas nuestras decisiones”.
El desafío estaba claro: ¿cómo tomar decisiones importantes sobre cuestiones concretas como renovaciones, presupuestos y operaciones del negocio cuando tus 130 vecinos están repartidos por todo el mundo?
Primeros pasos
Antes de que Semkovo se constituyera como cooperativa, Matthias conoció y probó Loomio. “Usamos la versión de prueba solo para ver cómo funcionaba”, recuerda. Una vez que se formó la cooperativa con sus primeros 50 integrantes, pasaron a la versión pro. Nunca hubo dudas sobre si necesitaban tomar decisiones de forma digital. La cuestión era encontrar la herramienta exacta que respondiera a sus necesidades.
“Desde el principio, todos tenían bastante claro que necesitábamos una plataforma digital para tomar decisiones. Y que también debía ser fácil saber qué se había discutido antes”, reflexiona Matthias. “Esto no es algo ad hoc donde simplemente creas una encuesta de Facebook para cada discusión. Necesitas tener ... una estructura para organizar la información”.
Examinaron plataformas más generales como Slack. Pero Matthias sabía que necesitaban algo especializado para la votación. La cooperativa incluía a muchos programadores y profesionales digitales a quienes les preocupaba la seguridad de los votos y la posibilidad de que alguien manipulara los resultados. El carácter especializado de Loomio les dio tranquilidad. “Tenemos muchos profesionales digitales que se preguntan: ¿es realmente seguro? ¿Qué pasa si la dirección influye demasiado en esto?”.
Para Semkovo, una votación en Loomio no se limita a mostrar las preferencias de los integrantes.
Para nosotros, esta es realmente una votación jurídicamente vinculante. Se inscribe en el registro mercantil. Necesitábamos tener la seguridad de que era una forma adecuada de votar, registrar los votos y hacer seguimiento de la participación.
Estructurar los derechos de decisión
Normalmente, una cooperativa búlgara exigiría reuniones presenciales y una asamblea general anual. Semkovo estructuró sus estatutos de otra manera.
Desde el principio, queríamos un modelo en el que las personas que están lejos tuvieran pleno acceso a todas las decisiones. Discutimos y votamos todo en Loomio, y nuestras asambleas generales oficiales simplemente confirman las votaciones en línea.
La asamblea general se ha convertido en una formalidad sencilla. Un abogado toma notas. Pero el verdadero trabajo ya se hizo en línea, donde se tomaron las decisiones. “Según nuestros estatutos, la reunión presencial no puede votar sobre asuntos que no se hayan votado previamente en línea”.
No todo se somete a votación. Como presidente, Matthias tiene un contrato de gestión para las decisiones operativas del día a día. “Somos 130 personas, la mayoría con mucho éxito en sus vidas y acostumbradas a tomar todas las decisiones, pero si 130 personas toman todas las decisiones, nunca se llega a ninguna parte”, señala. “Así que intentamos centrarnos en lo importante”.
Al comienzo de cada año, Matthias presenta un presupuesto. Los integrantes aprueban cómo se gasta el dinero y establecen las prioridades anuales. Después, durante el año, se delegan decisiones menores: de qué color pintar las paredes, opciones de acabados y otros detalles. La cooperativa en su conjunto se centra en decisiones importantes: qué áreas renovar primero, qué nivel de acabados buscar y la orientación estratégica general.
Al principio, solo un grupo más reducido, la junta directiva, podía someter temas a votación. “Mucha gente dijo: ‘Oye, estaría muy bien que los integrantes también pudieran plantear temas’. Así que lo cambiamos”. ¿La ironía? Muy pocos integrantes aprovechan esa facultad. “Muy pocos integrantes la usan realmente. Esto tiene que ver con que funcionamos más como una empresa y muchos integrantes no tienen una visión precisa de qué decisiones son prioritarias”.
Los integrantes querían tener esa opción. Era importante poder alzar la voz. “Los integrantes insistieron mucho en que debíamos permitirlo, pero luego resultó que en realidad no se usa”. Quizá, a medida que se acerquen las fechas de mudanza, el componente presencial de la comunidad haga que esta opción sea más popular.
Gestionar la participación a gran escala
Incluso con 130 personas en Loomio, Matthias tiene expectativas realistas sobre la participación. “Hay personas que simplemente tienen más tiempo y participan más. Y hay otras que básicamente piensan: bueno, si hay suficientes personas discutiendo, les parece bien aceptar la decisión de la mayoría en la mayoría de los asuntos”.
Ha utilizado el informe de participación de Loomio para compartir la realidad con el grupo. “Por desgracia, solo alrededor de la mitad de nuestros integrantes usa Loomio. Así que incluso en votaciones importantes se quedan al margen. Y de la otra mitad que usa Loomio, quizá haya unas 10 personas muy activas y entre 40 y 50 que principalmente leen y tal vez entran una vez al mes más o menos para ver qué está pasando”.
Pero Matthias considera que esto es aceptable, incluso saludable.
No esperaría que todo el mundo participara muchísimo. Es más importante mostrar transparencia y dar a las personas la opción de participar: ver cómo se toman las decisiones y tener la oportunidad de formar parte de ellas.
Una cultura de compromiso
Semkovo es un poco diferente de los espacios de coliving habituales debido al compromiso económico. Las personas compraron apartamentos enteros. “Normalmente, si formas parte de un espacio de coliving, sobre todo si eres nómada digital, si no te gusta, te vas”, observa Matthias. “En nuestra comunidad, la gente ha comprado una propiedad. Así que irse no es tan fácil”.
Eso crea incentivos naturales para cooperar. “Si eres demasiado agresivo con las otras personas, después te resultará muy difícil disfrutar de tu apartamento aquí”.
Las decisiones se toman por mayoría de votos. “Esto es difícil para algunas personas porque siempre creen que su manera es la única”, admite Matthias. “Para mí, como presidente, es difícil porque cuando la gente acude a mí, a veces expresa su postura con mucha firmeza”.
Pero someter las decisiones a votación de todo el grupo facilita su labor.
Llevar una decisión a todo el grupo me lo pone mucho más fácil, porque no soy yo quien tiene que decidir. Antes de votar, la gente expresa su postura; después, todos dicen: ‘De acuerdo, hemos tomado una decisión’.
Mantener la información centralizada
Semkovo usa WhatsApp, pero solo para bromas o conversaciones informales. “Para los propietarios, realmente intentamos que todo pase por Loomio”. Incluso usan la herramienta para boletines. En lugar de enviar actualizaciones por correo electrónico por separado, crean discusiones en Loomio que generan notificaciones por correo electrónico.
“Tiene sentido mantener las cosas juntas porque el mayor desafío es que la información esté en demasiados canales diferentes y luego la gente ya no pueda encontrarla”, explica Matthias.
La cooperativa también usa Loomio para subgrupos. Al principio, los integrantes tenían preguntas sobre diseño de interiores. Algunos integrantes con conocimientos relevantes se organizaron por su cuenta: “Crearon una especie de grupo de trabajo y luego presentaron sus conclusiones y recomendaciones a toda la cooperativa. Esto también es bastante fácil de hacer en Loomio. Creas estos subgrupos para un tema concreto, luego vuelves y reúnes todas las conclusiones”.
Incluso la junta directiva usa la herramienta para discusiones cerradas. “Queremos rendir cuentas sobre lo que discutimos. En lugar de recurrir a un grupo de WhatsApp, mantenemos una conversación estructurada. En principio, esto también podría auditarse más adelante si fuera necesario”.
Consejos para otras comunidades
A las comunidades que estén considerando estructuras similares, Matthias les aconseja: “Simplemente pruébenlo. Así lo probamos nosotros antes de constituirnos. Lo usamos durante unas 3-4 semanas para algunas discusiones preliminares, solo para ver cómo funcionaba y qué tan fácil era”.
La prueba funcionó. A la gente le gustó. Lo compararon con otras plataformas como Slack y decidieron que Loomio se ajustaba a sus necesidades. “Es muy fácil probarlo. Siempre creo que hay que probar las cosas y luego ver qué funciona y qué no”.
Dos años y medio después de comenzar la renovación, con equipos de construcción de 70 personas trabajando en el lugar, faltan entre 6 y 9 meses para que los propietarios de Semkovo se muden a sus apartamentos. Un año después, esperan estar preparados para recibir huéspedes. Durante todo el proceso, los 130 propietarios de 32 países han tomado decisiones juntos sobre cómo construir su futura comunidad.
Cuando le preguntan qué sería lo más difícil si Loomio desapareciera mañana, Matthias se ríe. “Obviamente, sería encontrar otra herramienta y averiguar cómo migrar los datos que tenemos y que siguen siendo accesibles para las decisiones pasadas... Ya tengo demasiadas cosas de las que ocuparme, así que, por favor, no me obliguen a migrar a otra herramienta”.
Por ahora, la migración no es necesaria. Semkovo tiene lo que necesita: una forma de que 130 personas se gobiernen a través de distintas zonas horarias, culturas y proyectos de construcción. Han creado un sistema en el que las decisiones se toman, se documentan y se respetan. Es una base digital crucial para la comunidad física que están construyendo en las montañas.
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