Mensen in 75 landen deden mee aan een fitnessles om geld in te zamelen voor toegang tot water voor kinderen in Oost-Afrika. Het evenement was het resultaat van een wereldwijde campagne waarin Unicef NZ en Les Mills hun krachten bundelden, ondersteund door Loomio.
Medio 2017 bracht MovetheWorld.live een samenwerking tot stand tussen UNICEF NZ en het wereldwijde fitnessbedrijf Les Mills International. Ze deelden het doel om een wereld te creëren waarin ieder kind overleeft en zich kan ontplooien.
Toegang tot schoon drinkwater, een van onze basisbehoeften, raakt wereldwijd meer dan 2,1 miljard mensen. Kinderen zijn extra kwetsbaar voor de gevolgen van ziekten die via water worden overgedragen.
Op 18 november 2017 namen tienduizenden mensen in 75 landen deel aan de campagne “Workout for Water”, geleid door instructeurs en clubs van Les Mills. Het doel was geld in te zamelen en aandacht te vragen voor de wereldwijde kinderprogramma's van UNICEF.
Een wereldwijd team opbouwen en snel resultaten boeken
Een van de uitdagingen vanaf het begin van het project was om teamleden op verschillende locaties en in verschillende tijdzones te mobiliseren.
Vanaf het begin was het een prioriteit om een teamruimte te creëren waarin we onze gedachten konden ontwikkelen, vastleggen en bundelen, besluiten konden nemen en samen aan het werk konden gaan.
Het nieuw gevormde team omvatte vier organisaties in Wellington, Auckland, Genève, Kopenhagen en Londen. Persoonlijke ontmoetingen waren zelden mogelijk en het hele team was nooit tegelijk in dezelfde ruimte.
“We hadden ongeveer 3 maanden om vanuit het niets wereldwijd fondsen te kunnen werven. We gebruikten hulpmiddelen als Trello om onze Product Backlog te beheren en Zoom voor onze virtuele ontmoetingen, maar we wilden een bewust ingerichte virtuele teamruimte die het team hielp snel vorm te krijgen en waar iedereen een gesprek kon beginnen of eraan kon deelnemen”.
Begrijpelijkerwijs was het team aanvankelijk terughoudend om “alweer een nieuw hulpmiddel” te gebruiken, maar al snel gebruikte iedereen Loomio, ook de Project Governance Board.
Anna Harre, digitaal specialist bij UNICEF NZ, kende Loomio nog niet. “Ik vond Loomio het ideale hulpmiddel om onze groepsgesprekken te organiseren en ze buiten de e-mail te houden. De manier waarop onderwerpen waren ingedeeld werkte heel goed voor het team, de discussies waren gemakkelijk te volgen en het was heel eenvoudig om een nieuwe discussie te beginnen wanneer er weer een belangrijk besluit moest worden genomen. Ik vond de dagelijkse meldingen met ‘dingen die je op Loomio hebt gemist’ prettig. Ik gebruikte het tabblad ‘Ongelezen discussies’ voortdurend en het tabblad ‘Recente discussies’ was ook erg handig om gesprekken bij te lezen die ik misschien had gemist.”
Veelzijdig Loomio houdt alles veilig en vertrouwelijk
De nieuwe functies van Loomio die eerder dit jaar waren uitgebracht, hielpen het team van Move the World tijd te besparen.
Met de tijdpeiling van Loomio werd het eenvoudig om de agenda's van teamleden in verschillende tijdzones op elkaar af te stemmen. Door voor elke vergadering een discussie te gebruiken, kon alle bijbehorende inhoud, inclusief besluiten en acties, op één plek worden bewaard, waar iedereen ook na afloop van de vergadering kon blijven bijdragen.
“Ik ben dol op de functie ‘check’”, zegt Mary. “Het is een eenvoudige manier om te zeggen ‘ja, ik heb het gedaan/ik ben het eens’ en het kost helemaal geen tijd. We hebben puntstemmen gebruikt om overeenstemming te bereiken over ons merk MoveTheWorld.live. Het betekende veel om het team bij dat besluit te betrekken.”
Het team maakte veel gebruik van subgroepen met leveranciers en technische en managementteams. Loomio maakte het mogelijk om specifieke inhoud efficiënt te delen met alleen de betrokken personen. Bovendien gaf de beveiliging van Loomio het team het vertrouwen om het als vertrouwelijk platform te gebruiken voor het beoordelen en archiveren van documenten.
Wereldwijde samenwerking leverde geld op voor water
Workout for Water werd in minder dan zes maanden uitgevoerd, wat relatief kort is voor een wereldwijde campagne van twee grote organisaties. Ondanks geografische uitdagingen en tijdsdruk slaagde het team erin het werk goed te organiseren. De campagne heeft tot nu toe meer dan 700 duizend USD opgehaald, genoeg om 1.700 waterpompen te installeren.
Je kunt de campagne Workout for Water hier met een donatie ondersteunen.
Labels: Praktijkverhalen