Protocol 2: Van formatie selectiecommissie tot presentatie advies

Het is raadzaam een vaste procedure te volgen, dit organiseert sneller en morst minder energie.

1) Vaststellen vergaderdata en mumbledata
2) Opstellen van een piratenpad om te overleggen, één openbaar voor de procedures, één afgeschermd waarin stemmingsrondes en meningen over individuele kandidaten besproken kunnen worden.
3) Instellen van een mailclient, bijvoorbeeld selectiecommissie@piratenpartij of iets dergelijks (mailinglist [email protected] is nog steeds actief).
4) Zorgen dat alle leden selectiecommissie toegang hebben tot mailclient, pads en andere middelen.
5) Vaststellen van data voor kandidaatstelling, selectiegesprekken en correspondentie en vaststellen locatie voor selectiegesprekken.
6) Opstellen vacature met profiel kandidaat (hierin ook procedure uitleggen).
6) Standaardteksten opstellen voor uitnodigingen, antwoorden, afwijzingen enzovoorts.
7) Taken verdelen voor verspreiden oproep en benaderen mogelijke kandidaten, online en offline.
8) Vacature versturen naar openbare en andere kanalen (secretaris kan vacature naar alle leden mailen).
9) Op elke binnengekomen sollicitatie een ontvangstbevestiging sturen
10) Vlak voor deadline vacature nog eens verspreiden.
11) Kandidaten beoordelen en beslissen wie uit te nodigen voor gesprek (dit kan deels al voor de deadline gebeuren). Kandidaten afwijzen alleen wanneer een gesprek tijdverspilling zou zijn, omdat deze duidelijk geen geschikte kandidaat is.
12) Gesprekken met al die kandidaten inplannen binnen de beschikbare tijd.
13) Standaardvragen opstellen voor de gesprekken.
14) Uitnodigingen versturen naar elke kandidaat, vermeld hierin wat ze moeten meenemen/voorbereiden.
15) Overleggen met kandidaten als het tijdstip niet uitkomt en oplossing vinden.
16) Selectiegesprekken houden met kandidaten.
15) Na elk gesprek binnen commissie evaluatie. Dit impliceert in sommige gevallen reflectie en discussie, of ruggespraak.
16) Nadat alle gesprekken geweest zijn een voorkeurslijst opstellen, op basis van competentie, beschikbare tijd, positievoorkeur kandidaat en andere criteria.
17) Aan elke kandidaat de voorgestelde positie (0f afwijzing) communiceren met uitleg. Op dit moment ook benodigde gegevens voor OSV (Ondersteunende Software Verkiezing) vragen.
18) Ontvangen gegevens en eventueel overleg met kandidaten over posities.
19) Als kandidaten het niet eens zijn met hun positie (of afwijzing) kunnen ze hiertegen in beroep bij de Ledenraad.
20) Vaststellen definitieve lijst voor presentatie aan de Ledenraad.