05 - Archives numériques

Michel Bellego, Anne-Catherine Mouchet, Christian Cheyroux, Anne Dumont, Roxana Radu

Concerne l'UNIGE

Besoin impératif de formaliser une politique de gestion et de conservation des données.
- Commencer par une cartographie des initiatives de numérisation existantes dans les différentes entités (réalisations très disparates, par ex. RH, Finances).
- Importance d'avoir une approche "knowledge management" plutôt que strictement archivistique (y compris gestion des emails!!!). Que se passe-t'il avec ses données quand un collaborateur part ?
- gestion des processus à intégrer dans une politique d'archivage - garder la trace du circuit menant à la validation d'un projet)
- Identifier les informations clés à conserver et penser à l'indexation des données pour pouvoir les exploiter
- Nécessité d'un plan d'action institutionnel de numérisation
- Créer une formation aux règles d'archivage
- Externalisation à envisager auprès d'un prestataire
- Ne pas en réinventer la roue et s'inspirer des expériences d'institutions similaires (ex : UNIL, HES-GE)