Loomio
Mon 9 Jun 2014 4:52PM

d-cent toteutusvaiheen budjetti elokuusta lähtien 7htkk

JK Jaakko Korhonen Public Seen by 38

d-cent toteutusvaiheen budjettiehdotus on vihdoin saatu, ja löytyy täältä: https://docs.google.com/spreadsheets/d/14m8W4Jc1j3qpjoEjAVWWGsw8rTPQuDZzI9gC2lee3HI/edit?usp=sharing

Katsokaa ja kommentoikaa heti. Deadline tälle oli perjantaina, ja sain dokumentin vasta tänään. Asian käsittely on projektin etenemisessä kriittisellä polulla, eli koko hanke odottaa meidän vastausta.

JK

Poll Created Mon 9 Jun 2014 4:53PM

Edetään datavalmentajan rekryssä kuvatulla budjetilla Closed Thu 12 Jun 2014 5:10PM

Esitys: Sovitaan asia EU:n ja OKFN kanssa sekä rekrytoidaan datavalmentaja toteuttamaan kuvattua teknistä kehitystyötä.

Results

Results Option % of points Voters
Agree 100.0% 6 TT MK AJP JK JN SM
Abstain 0.0% 0  
Disagree 0.0% 0  
Block 0.0% 0  
Undecided 0% 6 JP IP TR MH L LS

6 of 12 people have voted (50%)

TT

Tarmo Toikkanen
Block
Mon 9 Jun 2014 5:53PM

Tarvitsen lisätietoja tehtävästä työstä.

AJP

Antti Jogi Poikola
Agree
Wed 11 Jun 2014 6:39AM

Annan ääneni sille, että edetään näillä tiedoilla.

Tuo OKF ja OKFFI:n välinen sopimusluonnos on raakile, kun tekstissä mukana vielä "Escuela de Datos 2014" -projektin tiedot. Mutta tämä soppari valmiimpana tulee käsittelyyn varmaankin myöhemmin.

TT

Tarmo Toikkanen
Agree
Wed 11 Jun 2014 6:54AM

OK, nyt on riittävästi tietoja. Ja tosiaan jos tiedot pitävät paikkansa, ensimmäisen kauden rahoituksesta tulee 95% etukäteen, joka helpottaa kassavirtaa. Ja non-profitille tulee overheadeja 60% lisäksi, jolla päästään yli 100% rahoitukseen.

MK

Matti Kinnunen
Agree
Wed 11 Jun 2014 8:01AM

Vaikuttaa hyvältä ja ymmärrettävältä.

SM

Sanna Marttila
Agree
Wed 11 Jun 2014 8:28AM

Näillä tiedoilla myös kannatan. Olisi hyvä vielä varmistaa EMUlta, että ovatko he tehneet ennen EU-raportointia (financial reporting) ja kuuluuko se meidän sopimuksen piiriin.

JN

Jussi Nissilä
Agree
Thu 12 Jun 2014 9:22AM

Sorry että kesti. Näiden lukujen ja selitysten perusteella näyttää hyvältä.

TT

Tarmo Toikkanen Mon 9 Jun 2014 5:52PM

Projektissa on 7 kk työtä. Haluaisin nähdä projektisuunnitelmasta sen kohdan, jossa kuvataan tehtävä työ. Sen tekemiseen me OKFFI:n maineen kanssa nyt olemme sitoutumassa.

TT

Tarmo Toikkanen Mon 9 Jun 2014 5:55PM

Talous-excel selventää jo asiaa, mutta tosiaan haluaisin joltakulta EU-taloushallinnon ammattilaiselta vakuutuksen, että asia menee näin, eli OKFFIn ei tarvitse laittaa latin latia omaa rahaa touhuun. Vakuuttelu on ymmärtääkseni saatu, mutta kai sen on antanut riittävän tarkasti rahoitussääntöihin perehtynyt henkilö?

TT

Tarmo Toikkanen Mon 9 Jun 2014 5:56PM

Kuinka suuri osa 7kk:sta varataan projektiraportointiin ja hallintoon? Tarvitaanko hallintoon eri henkilö kuin rekrytään tekemiseen?

AJP

Antti Jogi Poikola Tue 10 Jun 2014 5:11AM

Kolme lisätietokysymystä:

  1. Explisiittinen varmistus siitä, että EI olla sitouduttu muuhun, kuin palkkakuluihin 49 k€? Että EI ole niin, että meidän pitää kyetä kirjanpidossa osoittamaan hankkeen kuluina myös tuo 21 680 Euroa, joka on erotus EU contributionin ja Total costin välissä.

  2. Sama kuin Tarmolla, eli ehdotuksessa sanotaan: "toteuttamaan kuvattua teknistä kehitystyötä" niin tuon kuvauksen voisi linkata tänne.

  3. EU tukien maksuaikataulu - tämä ei vielä vaikuta tähän päätökseen, mutta tulee eteen sitten, kun on joku saatu rekryttyä ja pitää tehdä työsopimus, jossa sovitaan palkan maksuista.

JK

Jaakko Korhonen Tue 10 Jun 2014 10:31AM

Nestan Francesca Bria joka on koko hankkeen hankepäällikkö, vakuutti että omaa rahaa ei tarvita. Francesca on huomiotaherättävän hyvin sisällä EU-kuvioissa, ja käyttää ison osan työajastaan EU-vaikuttamiseen. Samaa vakuutti omien kokemustensa puolesta OKFN puolesta hanketta vetävä projektipäällikkö. Nämä on siis suullisia eksplisiittisiä varmistus siitä, että ei olla sitouduttu muuhun, kuin palkkakuluihin 49 k€.

Maksu tulee heti kun saadaan tämä päätös tehtyä, rahat on jo OKFN tilillä.

Tuon 7kk jakaantuminen eri rooleille riippuu rekryprosessin onnistumisesta. Ihanteellisesti yksi henkilö.

JK

Jaakko Korhonen Tue 10 Jun 2014 10:38AM

d-cent Definition of Work on OKFFI drivessa DOW D-CENT (610349) 2013-08-06 .pdf - https://drive.google.com/file/d/0B5Li3-76N_5odVhJejlVRElmeHM/edit?usp=sharing sivulla 36 kuvataan tehtävä "The implementation of D-CENT's core functionlaity and direct democracy module as specified in WP4.3 for the three pilot cases of the open social web for crowd-sourced democracy."

Eli tämän Suomen koodaajan tehtävä olisi "The implementation of D-CENT's direct democracy module as specified in WP4.3 for the Finnish pilot case of the open social web for crowd-sourced democracy."

JK

Jaakko Korhonen Tue 10 Jun 2014 10:57AM

Nyt tällä hetkellä OKF FI maine kärsii paljon enemmän siitä että venytetään prosessia päättämättömyyttämme, kuin mitä ikinä kärsittäisiin jos vetäydyttäisiinkin projektista hyvästä syystä rekryjen rahoituksen epäonnistuessa.

Viivästys on toki johtunut OKFN projektipäällikön istumisesta tämän excelin päällä, mutta muun hankeorganisaation kannalta tämä on OKF sisäinen asia ja huomio on nyt OKFFIssä.

JK

Jaakko Korhonen Tue 10 Jun 2014 4:28PM

Update: http://okf.fi/ToC_OKFN-OKFFI_D-CENT -dokumentissa on OKF ja OKFFI välinen sopimusluonnos, joka kuvaa samoja asioita vähän eri tavalla.

JK

Jaakko Korhonen Tue 10 Jun 2014 5:17PM

Nyt tuli Brysselistä Nestan EU-koordinaattorilta vastaus:

You are correct to note that the “total costs” is less than the “total EC contribution” and also that the full budget would have to be spent in order to receive the maximum EC contribution. This is because the amount of funding received from the EC will depend upon actual costs incurred by each of the partners. However, the project as a whole will never receive more than the total EC Contribution of €1,904,999.99.

All R+D activities are reimbursed at 75% - However, the amount received by OKFFI will be 120% of direct costs incurred. This is because, as a non-profit organisation OKFFI will be eligible to receive 60% overhead on all direct costs.

In general FP7 funds are received upon the approval of financial reports submitted at the end of each period. Except when a partner first joins the project they receive funds upfront from the Commission. These funds are termed “pre-financing” and the amount equal to 160% of the average budget (EC contribution) of 1 period of the project minus 5% of the total EC Contribution (This 5% is held by the Commission in a Guarantee fund until the end of the project). This prefinancing is purely to help with cash flow, the partners are not deemed to own this money until reports are approved by the Commission.

OKF already received pre-financing for the total OKF budget (now consisting of OKF and OKFFI) of €71,544.00 at the start of the D-CENT project.

As OKFFI are a third party of OKF it will be the UK OKF that is responsible for transferring funds to OKFFI and so this must be decided and arranged internally by the Open Knowledge Foundation.

JK

Jaakko Korhonen Wed 11 Jun 2014 10:25AM

Raimo laittoi tekstaria että hänen puolesta ok, mösjöö Nissilää en saanut kiinni.

JK

Jaakko Korhonen Thu 10 Jul 2014 1:50PM

Okei nyt tuli päivitys OKF Central - OKFFI väliseen sopimukseen: http://okf.fi/ToC_OKFN-OKFFI_D-CENT

JK

Poll Created Thu 10 Jul 2014 1:51PM

Hyväksytään OKF Central - OKFFI välinen sopimus D-CENT toteutuksesta. Closed Sun 13 Jul 2014 1:07PM

Hyväksytään OKF Central - OKFFI välinen sopimus yhteisestä D-CENT toteutuksesta: http://okf.fi/ToC_OKFN-OKFFI_D-CENT

Results

Results Option % of points Voters
Agree 100.0% 1 AJP
Abstain 0.0% 0  
Disagree 0.0% 0  
Block 0.0% 0  
Undecided 0% 8 JP TT JN IP TR MH L LS

1 of 9 people have voted (11%)

AJP

Antti Jogi Poikola
Agree
Fri 11 Jul 2014 8:20AM

hyvältä vaikuttaa soppari ja budjetti tsekatkaa muutkin läpi, ei mene montaa minuuttia

TT

Tarmo Toikkanen Mon 14 Jul 2014 6:49AM

Meni tämä pikainen päätösehdotus minulta ohi.

Lukujen puolesta varmaankin ok. Lähinnä kiinnostaisi tietää, että mihin tuon raha käytetään. Keitä siis palkataan tekemään mitäkin? Kuka hoitaa EU-raportoinnin? Siihen meinaan palaa työaikaa, se vaatii kokemusta ja osaamista eikä se ole kivaa. Onko tähänkin tarkoitus rekrytä joku projektin overheadeistä?

JK

Jaakko Korhonen Tue 5 Aug 2014 11:19AM

Nyt saatiin vahvistus komissiolta että rekisteröinti meni läpi: maximum funding % for OKFFI in RTD/Innovation activities is now 75%, and overhead 60%.

Kuukausihinta 7K€ ja sopimusehdotuksen mukaan OKFFI osuus kuukausista 6,3kk. Eli 44100€ palkkaukseen. 20% overheadi joka tästä menee OKFFI hallintoon ja projektitoimistolle on 6615.