A- Contexte

Je porte et coordonne le projet Open Food France depuis ses débuts, lors de la toute première rencontre en mai 2015, et vraiment à temps plein depuis septembre 2016.

J’ai notamment en 2017 trouvé les premiers financements pour permettre à notre projet de se mettre en place, dans un premier temps en financant l’amélioration du produit, donc jusqu’à présent beaucoup de ces fonds ont été alloués aux développements (cf décision allocation 100K€ en mars 2018).

En septembre 2017, j’avais proposé un budget à l’association précisant une rémunération pour mon travail quotidien à hauteur de 1500€ TTC par mois (sur facture), budget voté sur Loomio (voir post). Je n’ai fait à ce jour qu’une seule facture à Open Food France, en novembre 2017, car j’ai voulu prendre le temps de vérifier les aspects légaux, compte tenu de notre déductibilité fiscale et de mon rôle important dans la gouvernance du projet. Je n’ai jamais priorisé cela, ayant toujours plus urgent, plus important à faire. Mais je me rends compte qu’au final, je me fais toujours passer “après”, et cela me mets dans une position délicate financièrement (j’ai gagné en moyenne entre 3 et 500 par mois depuis début 2017, grâce à d’autres petites missions, conférences, formations) et de dépendance financière vis à vis de mon conjoint.

Autant il me semble nécessaire, tout comme nous l’avons discuté et entériné au niveau de l’équipe “produit” globale, que les contributeurs commencent par apprendre via une période de bénévolat, jusqu’à ce qu’ils comprennent bien le projet et soient en mesure de réellement créer de la valeur pour le projet. Autant je pense qu’il est sain pour le projet de pouvoir, au bout d’un certain temps de bénévolat, rémunérer les contributeurs créateurs de valeur, sans complexe. J’ai eu jusqu’à présent du mal à le faire me concernant.

B- Situation fiscale, nos obligations

Texte de référence

J’ai clarifié la situation fiscale avec Jonathan Keller, avocat, pour savoir ce que nous devions faire pour que je puisse facturer l’association tout en assurant que cela ne remette pas en cause notre intérêt général et notre déductibilité fiscale. Voilà les points à retenir:
- Un dirigeant d’association (élu ou “de fait”) peut être rémunéré maximum à hauteur de ¾ du SMIC soit 1123,85€ bruts par mois (équivalent à 1123,85€ HT facturé), à condition que ce ne soit pas pour les fonctions de mandataires (donc de gouvernance, dans notre cas, tout ce qui est rédaction des propositions de décision sur Loomio et temps de réflexion associé, prises de décision sur les évolutions stratégiques, etc.). Il faut donc bien précisé pour quoi est versé cette rémunération.
- La rémunération doit avoir été votée en Assemblée Générale (décidée de façon démocratique par les membres) et faire l’objet donc d’un PV d’AG signé. Ce qui est important sur le fond m’a-t-il dit, c’est que dès qu’il y a de l’argent en jeu, toute l’association doit être engagée.
- La rémunération doit faire l’objet d’une déclaration, sur la base des comptes validés par un commissaire aux comptes, au plus tard 6 mois après la fin de l’exercice. A priori cette obligation ne s’applique pas à nous aujourd’hui car nous sommes en-dessous des seuils nous obligeant à avoir un commissaire aux comptes. Si nous touchons les subventions de 300K€ pour Data Food Consortium de la région IDF et Ademe (en cours, bien engagé) nous dépasserons les seuils et devrons de toutes façon faire valider nos comptes, donc avoir un expert comptable et un CAC donc cette déclaration ne posera pas de problèmes.
- En tant qu’indépendante je dois facturer minimum 20% du montant annue facturé total dans une autre structure qu’Open Food France, pour que la prestation ne soit pas requalifiée en contrat de travail. Sur 2017 j’ai facturé en CA 7400€ dont seulement 1500€ sur Open Food France, et je vais continuer à faire d’autres petites choses à côté, plus génériques sur les communs, l’impact des modèles collaboratifs sur le système alimentaire, etc.

C- Proposition

1- Missions rémunérées et précision des missions non rémunérées de mandataire

Je vous propose qu’Open Food France me rémunère pour les missions suivantes:

Au niveau d’Open Food France:
- gestion administrative et financière (comptabilité, rédaction des PV d’AG, résolution des problématiques juridiques, réalisation des budgets, etc.)
- développement commercial (networking pour nouer des partenariats, échanges tel et mails avec acteurs souhaitant des infos, participation aux AG/CA de structures désireuse de prendre une décision démocratique sur l’utilisation d’Open Food France, etc.)
- support utilisateur (j’accompagne aujourd’hui tous les utilisateurs)
- remontée et documentation des besoins exprimés par les utilisateurs français
- ouverture de tickets pour les bugs reportés par les utilisateurs
- recherche de financements (réponses à appels à projets, liens avec les fondations, recherche de donateurs particuliers, etc.)
- facilitation au quotidien du projet Data Food Consortium (animation des réunions, modélisation de l’ontologie, intégration et publication régulière de nouvelles versions du standard sur Github)
- mise en place de projets de recherches et études en lien avec nos actions

Au niveau d’Open Food Network:
- coordination des développements techniques (gestion de la delivery pipeline sur Github)
- test des nouvelles fonctionnalités
- spécification des nouvelles fonctionnalités
- curation des tickets
- facilitation du processus de priorisation des nouvelles fonctionnalités à développer
- documentation et formalisation des procédures de travail de l’équipe distribuée
- accueil et accompagnement au développement de nouvelles communautés dans le monde

Si j’évalue à la louche la ventilation du temps passé sur chaque projet, sur 50h/sem environ, je dirais: 40% pur OFFrance hors Data Food Consortium, 40% OFN global, 20% Data Food Consortium. Je vais commencer à suivre mon temps sur Toogl pour pouvoir rendre compte plus précisément du temps passé sur chaque activité.

Je précise que certaines de ces missions commencent petit à petit à être partagées avec d’autres contributeurs, qui je l’espère vont continuer à monter en puissance sur ces missions, donc il est probable que je passe à l’avenir moins de temps sur certaines de ces missions (support utilisateur, gestion des tickets, développement commercial, etc.)

Ne sont pas incluses dans mes missions rémunérées par l’association:
- tout ce que je fais au titre de la gouvernance de l’association, donc lié à ma position de mandataire (membre de la direction collegiale): réflexion sur les évolutions stratégiques de l’association, processus de prise de décision sur Loomio, facilitation des sessions sur les évolutions du projet associatif et la création de la SCIC, etc.
- tous les articles que j’écris en mon nom propre, fruit de mes réflexions à travers l’expérience que j’acquiers sur Open Food France, mais aussi d’autres lectures, rencontres, de mon engagement dans OuiShare, etc.
- la réalisation de formations ou conférences n’ayant pas de rapport direct avec Open Food France (ex: journée de formation pour Fermes d’Avenir sur les systèmes alimentaires collaboratifs et circuits courts, où je parle de production, distribution, financement, gouvernance du système alimentaire, je n’y vais pas pour informer sur Open Food France ou en faire la promotion, même si bien sûr j’en profite pour en parler, ce serait dommage de ne pas le faire!)

2- Montant de la rémunération

En novembre 2017, nous avions mentionné dans le budget une rémunération pour mes missions de 1500€ HT facturés par mois. Ce montant étant supérieur au maximum légal, je vous propose de le réduire à 1123,85€ HT par mois. Pour information cela va me faire un revenu net de 840€ environ, ce qui n’est pas grand chose par rapport à mon investissement sur le projet, mais cela me permettra d’avoir un minimum d’indépendance financière, et je continuerai de compléter ce revenu par d’autres petites prestations à côté (formations, conférences, etc.).

3- Période d’applicabilité

Compte tenu de la décision de l’AG permanente de novembre 2017, non appliquée à ce jour, je propose que ce montant me soit versé à compter de janvier 2018 (n’ayant pas facturé ce que j’étais censée facturer), et pour une période indéterminée, tant que je continuerai à porter les missions précédemment citées. Je propose que l’association fasse le bilan annuellement / tous les 6 mois des évolutions des missions des contributeurs rémunérés pour vérifier l’adéquation de la rémunération avec le contenu des missions.

4- Suivi et transparence

Je vous propose de suivre mois par mois et partager de façon transparente mes revenus facturés non seulement à OFN mais aussi à d’autres structures extérieures, pour éviter tout risque de conflit d’intérêt avec mes activités autres que OFN (que vous puissiez constater que ce que je facture à côté n’est pas directement lié à Open Food France, et aussi suffisant pour que ma prestation pour Open Food France ne soit pas requalifiée en contrat de travail.)
J’ai construit pour cela le tableau suivant
Je propose aussi de suivre mon temps sur Toogl et partager tous les mois le rapport de me activités, sur ce dossier Drive que vous pouvez consulter à tout moment.

D- Impact budgétaire

Nous avons à ce jour 100K€ sur notre compte banque, que nous avons décidé d’allouer en mars 2018 à l’équipe produit améliorant le logiciel (développeurs principalement aujourd’hui).
Nous sommes en attente du versement d’une donation de 50K€ d’un particulier, imminente et sûre.
L’impact sur l’année 2018 sera de 13500€. Je propose une ventilation de cet impact à hauteur de 40% sur le budget alloué au développement produit global, pour les tâches que j'effectue au sein de cette équipe, soit 5400€ sur 2018. ce qui laisse encore 42K€ de disponible pour l’association pour les futures dépenses.

Je vous laisse prendre connaissance de ce message qu'on puisse éventuellement en parler si besoin avant que je lance la proposition à voter :-)