Loomio
Thu 13 Sep 2018 9:14PM

éco2FEST - signature des ententes de financement

AL Agathe Lehel Public Seen by 219

Allô gang,
J'espère que vous allez bien!
Des nouvelles de l'éco2FEST toutes fraiches :
Nous avons reçu les accords de financement du MAMOT (FIRM) pour 25,000$, de la Ville de Montréal pour 30,000$ et du Consulat Général de France à Québec pour 4,500$ et l'OFQJ pour environ 10,000$. Nous attendons encore différents financement complémentaires : MESI, DEC, Caisse d'Économie Solidaire. D'autres dossiers sont encore en cours de négociation : Mouvement Desjardins, BDC. D'autres encore sont en cours de chasse :)
Le budget est constamment révisé compte-tenu des montants modifiés accordés par les bailleurs de fonds et je suis confiante sur notre capacité à aller de l'avant dans de très bonnes conditions! Pour aller de l'avant je dois cependant signer ces ententes pour qu'elles soient validées et que nous conservions les accords. Êtes-vous à l'aise à l'idée que je signe ces ententes tout en sachant que le montant total du budget n'est pas encore couvré? J'aurais besoin de vos votes avant lundi 17 septembre. Je suis désolée mais je dois rendre la convention mardi prochain à la Ville.
Voici le lien vers le vote - https://www.loomio.org/p/TdpHPjaK/signature-des-conventions-co2fest
N'hésitez pas à poser des questions / commenter! :)

AL

Poll Created Thu 13 Sep 2018 9:16PM

Signature des conventions éco2FEST Closed Mon 17 Sep 2018 9:02PM

Êtes-vous d'accord pour signer les 3 conventions:
- MAMOT - FIRM
- Consulat
- Ville de Montréal
Lien vers la discussion Loomio : https://www.loomio.org/d/Z3JyANTR/-co2fest-signature-des-ententes-de-financement

Results

Results Option % of points Voters
Agree 70.0% 7 TB LA E FL AL CB ML
Abstain 20.0% 2 MW K
Disagree 10.0% 1 PSD
Block 0.0% 0  
Undecided 0% 25 F EEO AB BD MV LA CM AB SL EO CA KL TF MH NM NR JM RS SL C

10 of 35 people have voted (28%)

MW

Martin Werlen
Abstain
Thu 13 Sep 2018 9:17PM

MAIS BRAVO ! ;-D

AL

Agathe Lehel
Agree
Fri 14 Sep 2018 3:43PM

Définitivement très optimiste quant aux résultats que nous pourrons obtenir!

E

Eleonore_ZWNantes
Agree
Sat 15 Sep 2018 8:34AM

On y croit, le fait que vous soyez déjà plusieurs engagés est rassurant. J'espère en effet que des ressources sont déjà identifiées et que vous allez pouvoir compter sur une équipe sur place rapidement.

CB

claire b
Agree
Mon 17 Sep 2018 5:24PM

A la lecture des échanges et de la documentation, je pense que les risques ont été anticipés et que les informations sont partagées en toute transparence avec les partenaires (budget prévisionnel / en cours). La date de l'évènement me semble vraiment proche... mais j'ai l'impression que vous avez tous travaillés fort pour arriver à cette dernière étape de "livraison" et qu'il n'y a plus qu'à. Alors, go ! :)

PSD

Pierre-Laurent Salin de l'Étoile Fri 14 Sep 2018 12:22PM

Salut Agathe,

Bravo pour toutes ces bonnes nouvelles :) Je suis aussi certain qu'il sera possible de faire de très belles choses avec ce budget. Il est certe inférieur à celui solicité mais avec cette enveloppe, eco2FEST fera encore bouger les lignes et montrer l'exemple!!! Très beau travail de mobilisation :)

Cependant je me dois signaler une inquietude "administrative" et ce pour le bien de tous! Etant données que les conventions ne représentent pas la réalité du projet, il faudrait en faire prendre connaissance aux bailleurs de fonds et réaliser un avenant au budget. Il est important de présenter la réalité aux bailleurs de fonds pour conserver de bonnes relations avec eux. Il en va de la sécurité financière et juridique de Ouishare Québec et de ses administrateurs.

Il est indiqué dans certains articles du contrat que si l'organisation ne respecte pas les conditions de la convention, elle est susceptible d'être résiliée et/ou de demander le remboursement des fonds accordés. Cela serait très dommageable pour l'image de OS Quebec mais aussi pour la survie de l'OBNL. Les services juridiques et comptables de ses organismes ne rigoles pas avec ce qui est écrit dans ces documents contractuels.

exemple dans la convention du Consulat : "Après examen du compte rendu d’emploi de la subvention ou à l’issue des contrôles qu’elle aura effectués, l’Administration se réserve la possibilité de demander le reversement de tout ou partie des sommes versées, notamment en cas:
...
- de modification du plan de financement initial, ayant pour conséquence d’augmenter la proportion de la contribution de l’Administration, sauf accord formel par voie de lettre ou d’avenant à la présente convention. "

Je propose donc qu'avant de signer les conventions, il soit fait mention au Consulat, ainsi qu'à tous les autres organismes financeurs, de la situation financière réelle du projet, afin d'ajuster l'ensemble des conventions avant de s'engager à les respecter. Cela prendra peut être un peu plus de temps pour le versement des fonds mais réduira les démarches et risques administratifs et financier par la suite.

AL

Agathe Lehel Fri 14 Sep 2018 3:33PM

Merci pour tes commentaires.
Les bailleurs de fonds sont mis à jour régulièrement sur notre état d'avancée de financement. Comme c'est décrit dans le budget, ils sont au courant des montants sécurisés, en cours, et non réalisés.
Pour ce qui est des closes, je vois la Ville .à ce sujet mardi matin et pour ce qui est du Consulat je me suis fait confirmer hier que le budget présenté est un budget prévisionnel et que la présentation du budget final s'il est cohérent avec le projet réalisé sera ajouté au dossier pour sa clôture (comme à chaque année). Il faut garder en tête que le Consulat est notre partenaire financier depuis le début et qu'en 2017, le budget présenté représentait 230k$ et que nous n'avons levé que 11k$.
J'entends ta remarque et prendrai action à cet effet pour leur communiquer les toutes dernières nouvelles quant à l'avancée de la levée de fonds

PSD

Pierre-Laurent Salin de l'Étoile Fri 14 Sep 2018 12:47PM

Petit commentaire concernant l'auto-financement ("accès 1 et 2") de 76k$ : il faudrait intégrer le détails des deux types accès dans le dossier et s'assurer que cet objectif soit réaliste au regard du délais avant l'évènement! (comparativement aux recettes réelles "billetterie" des éditions précédentes de Ouishare Fest et POC21).

AL

Agathe Lehel Fri 14 Sep 2018 3:34PM

Je t'invite à prendre connaissance de la carte Trello correspondante ainsi que du Trello du projet https://trello.com/c/9ZoiZG5Y/6-revenus-autonomes

AL

Agathe Lehel Fri 14 Sep 2018 3:35PM

Tant que personne ne se mettra à la vente de ces billets nous ne pourrons effectivement pas assurer les revenus autonomes. Et tant que nous n'aurons pas de financement à libérer pour la personne qui prendra cette tâche, nous ne trouverons personne pour le faire. C'est le serpent qui se mord la queue. Le recrutement est en cours.

K

Kiara Fri 14 Sep 2018 2:03PM

Allo! Pou ma part, je suis vraiment enthousiasmée par ton travail de recherche de financement. C'est vraiment hot! J'exprime toutefois un soucis concernant le délai. Comme dit PL, ces engagements nous impliquent fortement au niveau du nom de OS et de notre crédibilité future et j'ai à coeur que l'événement soit un succès. Pour réaliser un événement de qualité dans un si court délai ça prend une équipe solide et j'aimerais être rassurées quant à qui va assumer ce mandat. Serait-ce possible d'avoir un plan plus détaillé de la distribution des salaires en fonction des tâches dans le temps avec un plan RH (qui va s'occuper de quoi et quelles sont les ressources à engager pour quand)?
Merci

AL

Agathe Lehel Fri 14 Sep 2018 3:42PM

Merci Chiara pour ton retour.
Comme exprimé plus haut, l'enjeu de la communauté ouishare depuis ses début et le nerf de la guerre consiste à rémunérer les personnes qui prendront part au projet. Sans financement, nous n'avons personne pour donner son temps et son énergie. Sans personne qui donne son temps et son énergie nous n'avons pas de financement. Constituer une équipe sur une base de volontariat "en attendant le financement" ne fonctionne pas. Nous l'expérimentons depuis 3 ans sur ce même projet. Maintenant que nous avons assuré le minimum de financement (je vous rappelle que les efforts qui ont été principalement été mis à disposition du projet ont été orienté vers la rémunération des gens.
Je t'invite à prendre connaissance de la répartition des salaires dans le budget https://docs.google.com/spreadsheets/d/1fY_W12bawXTWpkcoEWsmFE2M-y69do-mMfdgvpqLmCM/edit#gid=619744056
Pour finir, le recrutement des personnes qui participeront à assurer les rôles majeurs de l'éco2FEST est en cours. Jérémy par exemple, travaille à trouver une équipe en charge de la documentation de l'éco2FEST. Cette équipe est primordiale pour nous permettre de produire du contenu réutilisable (car scientifique) auprès de nos bailleurs de fonds pour le projet VOICE et les prochains éco2FEST.
Je t'invite à prendre connaissance de la carte Trello correspondante : https://trello.com/c/XJtErbL4/11-recruter-les-besoins-rh

K

Kiara Fri 14 Sep 2018 10:23PM

Bonjour Agathe,
J’ai bien pris connaissance des documents. Ça me rassure de voir que le processus de recrutement est en cours pour la documentation. Qu'en est-il pour les autres postes? Je comprends bien que c'est difficile à mettre en branle tant que le budget n'était pas débloqué. "Constituer une équipe sur une base de volontariat "en attendant le financement" ne fonctionne pas" Tout à fait d'accord. Cela ne nous empêche pas de mettre des processus de recrutement en branle même avant d'avoir le financement. De la même façon qu'on va chercher du financement avant d'être certain que l'événement aura réellement lieu. Je m'excuse de me montrer critique. Je sais et vois à quel point tu te démènes sur ce projet. Je suis juste soucieuse qu'on ait le financement mais pas les ressources humaines pour mener à bien ce projet dans un si court délai, ce qui pourrait miner considérablement la crédibilité de OS.

AL

Agathe Lehel Sat 15 Sep 2018 2:58PM

Le recrutement est en branle depuis juillet et les gens, en attente d'un go. Personne ne s'implique dans des projets tels que celui-ci sans rémunération.
Pour les autres rôles, tu te doutes bien que je vais prendre la coordination, la logistique et la communication seront portés par Maria et moi dans un premier temps, l'animation sera sans doute splité en deux pour les labo (Alessandro et Philippine à confirmer) et Tibi qui est actif sur le projet participera sans doute à la coordination.
Chaque "responsable" de rôle aura un budget dédié et détaillé dans le document partagé et aura pour "mission" de monter son équipe. Le travail étant déjà initié, il me semble relativement aisé de trouver des personnes compétentes.
Nous fonctionnerons sur le principe de répartition de la richesse de Sensorica (NRP) c'est-à-dire par feuille de temps et pondération.

Et je me permets tout de même d'ajouter un petit quelque chose qui m'interpelle... On parle constamment de crédibilité et d'image, je tiens à rappeler les collaborateurs assis autour de la table! Nous avons réussi à rassembler autour d'un même projet, 4 paliers de gouvernement et des institutions dont la réputation n'est plus à faire. De plus, des Loomios sont partis courant de l'été pour autoriser la signature des demandes de subventions et maintenant que nous sommes à 2 doigts de les signer, il semblerait qu'il y ait un enjeu. En ne signant pas ces conventions nous mettons à mal notre image auprès de ces bailleurs de fonds. Même si tout peut s'expliquer.

Nous avons l'opportunité d'être crédible et de prendre notre place dans l'écosystème, saisissons la, prenons des risques...

TB

Tiberius Brastaviceanu Mon 17 Sep 2018 10:20PM

All good suggestions. Thank you all for contributing. Here's a concern I have about this governance process. Is someone able to block a measure if this person doesn't bare any responsability for the project, even if past contributions have been made? Should the governance process distinguish between people who can provide suggestions and those who can actually make decisions? I think those who have skin in the game, their personal reputation on the line, who feel responsible and are engaged should decide, because decisions affect them directly.
@pierrelaurentsalin I would appreciate your suggestion to come with an offer to fix things the way you propose, otherwise I would change the block to "abstain".

AL

Agathe Lehel Wed 19 Sep 2018 12:03AM

Thank you for your suggestion @tiberiusbrastavice , we've never concretely worked on a governance process with ouishare members (perhaps because of the in n out pattern). It was the purpose of Small Wednesdays.

PSD

Pierre-Laurent Salin de l'Étoile Tue 18 Sep 2018 3:53PM

Bonjour Tibi,

Avec ce vote, je répond simplement à la question qui est posée par Agathe : "Pour aller de l'avant je dois cependant signer ces ententes pour qu'elles soient validées et que nous conservions les accords. Êtes-vous à l'aise à l'idée que je signe ces ententes tout en sachant que le montant total du budget n'est pas encore couvré?". Et ma réponse est : je ne suis pas à l'aise. Je pense que si une question est posé, on peut y répondre sincèrement. Sinon il ne faut pas la poser.

Ce n'est pas un blocage ou un "VETO" mais simplement un réponse défavorable. Je ne peux pas m'ABSTENIR de m'exprimer à cette question, surtout au regard de ce que je connais de la situation (brillamment exposée dans l'ensemble des dossiers par Agathe).

Je ne dit pas d'annuler le projet ou de ne pas conserver les accords avec les bailleurs de fonds. Je dis simplement que l'on ne signe pas un contrat qu'on ne s'engage pas à respecter.

Ce que je propose donc, est de mettre jour les conventions avec les chiffres les plus à jour avant de les signer. Ca évitera beaucoup de justificatifs à réaliser ou de remboursement à faire quand il faudra rendre des comptes. Pour répondre à ta demande Tibi, étant donné que je n'ai pas présenter les dossiers aux financeurs et que je ne connais pas l'état des finances du projet à jour, c'est difficile pour moi de faire cette mise à jour.

Au sujet de la gouvernance de Ouishare Quebec, je ne connais pas celle qui a été adoptée car historiquement, je ne suis pas à l'initiative de la communauté. La seule chose dont je suis certain est qu'à l'échelle internationale, ce sont les connecteurs qui peuvent prendre position sur de telles décisions, engageant la réputation de Ouishare, ainsi que celles ses administrateurs ("connecteurs"). (http://ouiki.ouishare.net/index.php?title=About_OuiShare#Decision-Making_Principles).

Maintenant, au regard des résultats, la démocratie semble avoir parlée. Sachez que même si je suis un peu moins impliqué qu'au début (pour diverses raisons) je m'assurerai de pouvoir participer activement à cette décision collective. Je trouve que ce projet est très riche, fort et exemplaire (pour avoir participé pendant plus de 6 mois à son développement de manières bénévoles) et tâcherai d'être le plus utile possible pour son bon déroulement si l'on veux encore de moi. Je reste très contient de l'impact positif que peux avoir ce projet et j'espère pouvoir mettre à sa disposition mon expertise dans le domaine de l'entreprenariat manufacturier, des makerspaces et de l'entreprenariat.