Mise en place de la gouvernance
SandrineAka
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Voici une schématisation de ce qui se fait déjà et de diverses propositions afin de formaliser notre système de gouvernance.
La mise en place de la gouvernance sera présentée sous la forme de modules complémentaires
Poll Created Wed 25 Mar 2015 3:01PM
Module : organisation d'une prise de décision, documents et archivage Closed Tue 14 Apr 2015 10:04PM
Cette proposition nécessite de consulter l'image : https://www.dropbox.com/s/2rt7j73kxbixd84/sch%C3%A9ma%20compl%C3%A9mentaire.JPG?dl=0
Un membre actif (voir définition du membre actif dans le module spécifique sur ce sujet) se nomme pilote pour une tâche « piochée » dans le document unique du rêve. Il indique son nom et la date.
Il informe les autres membres actifs de sa démarche et créé un sondage pour fixer la date de la réunion. Les autres membres ont 48h pour émettre une objection sur le choix du pilote, se proposer comme copilote et/ou répondre au sondage.
- Penser à bloquer le sondage pour qu’il ne soit plus modifiable après 48h
- Penser à indiquer son mail et son téléphone dans les commentaires du sondage pour une communication rapide et efficace en cas de problème ou d’urgence
- Si le pilote ne pense pas à communiquer la date de la réunion, n’importe quel membre de l’équipe nouvellement constituée peut le faire : choisir la date la proche en cas d’égalité
Le pilote créé ou complète le document spécifique d’action en indiquant le thème de la réunion, l’ordre du jour ,la date et le lieu retenus pour la réunion (généralement : notre local).
Les personnes qui ne sont pas disponibles pour venir à la réunion peuvent compléter le document spécifique d’action avec leurs idées.
Le jour de la réunion, le compte rendu est tapé « brut mais compréhensible» directement sur le document spécifique d’action (si accès internet) ou copié-collé le lendemain. Le pilote ou le secrétaire informe les personnes concernées de la disponibilité du compte rendu.
Les personnes concernées ont 48h pour compléter ou commenter le compte rendu
Si pas d’objection : la prise de décision est possible = on valide et on passe au point suivant
Si objection : dialogue et/ou nouvelle réunion et/ou collecte d’informations supplémentaires…
Des la première réunion, penser à établir le document spécifique de planification avec les priorités et urgences, les sous-décisions, les dates butoir et les dates de validation par les personnes extérieures à l’équipe.
Selon l’ampleur de la tache, la décision prise peut devoir être validée en intercom et/ou par la commission gouvernance et stratégie … (voir module spécifique sur ce sujet).
Prévoir dans le document spécifique de planification des temps pour :
Consulter et prendre toutes les idées
Présenter le travail en cours et corriger ce qui n’est pas parfait
Présenter le travail terminé : soit le travail est validé, soit quelqu’un pose une objection sérieuse et justifiée et on "revoit la copie"
Une fois la décision validée, l’archiver dans le document unique de célébration en indiquant :
Date
Mots clés
Résumé en 1 phrase
Lien vers le document unique d’action
… et passer à la décision suivante
Results
| Results | Option | % of points | Voters | |
|---|---|---|---|---|
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Agree | 66.7% | 2 |
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| Abstain | 0.0% | 0 | ||
| Disagree | 33.3% | 1 |
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| Block | 0.0% | 0 | ||
| Undecided | 0% | 10 |
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3 of 13 people have participated (23%)
Seb
Wed 25 Mar 2015 5:08PM
Je trouve cela très bien!
Sous réserve que tout le monde s'approprie cette méthode bien sûr!
Julien
Fri 27 Mar 2015 8:28AM
le processus de validation du choix du pilote alourdi le processus et je n'en vois pas la raison.
Je propose que la personne qui ajoute une décision à prendre soit responsable de la piloter ou de trouver un autre pilote motivé.
Julien Fri 27 Mar 2015 8:28AM
Merci Sandrine pour cette proposition détaillée.
Seb Fri 27 Mar 2015 8:34AM
Pour la réunion d'intercom' exceptionnelle, je suis passé par un envoi par mail, et j'ai eu un taux de réponse jamais vécu avec ecoethique ou encore moins avec Loomio. Si besoin de participation, n'hésitez pas... ^
Peut être que nous ne devrions utiliser Loomio qu'après l'avoir validé tous ensemble. J'ai l'impression qu'on fait les choses dans le désordre. En même temps, ça me rassure, ça montre un besoin d'avoir des outils de coordination...
SandrineAka Fri 27 Mar 2015 8:37AM
J'ai fais un mail pour doubler mon annonce sur Loomio ... avec envoi du guide en pdf
Seb Fri 27 Mar 2015 8:45AM
Quant à la proposition, je pense que ce seront le plus souvent les pilotes qui vont alimenter la liste des tâches à produire.
Du coup, ce sera surtout plus lourd pour les pilotes d'avoir à trouver un pilote pour toutes ces tâches à faire, au risque de se retrouver d'office pilote de partout...
Et plus personne n'osera proposer d'idées, par indisponibilité, par peur de se retrouver pilote sur l'action.
Au moins, si tout le monde peut alimenter la liste de tâches sans se poser la question, on ne passe pas à côté de bonnes idées/contributions. Et ensuite chacun peut se proposer d'être pilote sur une action et de constituer une équipe.
Aussi, dans la plupart des cas, il ne devrait pas y avoir de contestation du rôle de pilote sur les actions, sauf cas exceptionnel. Ce mode de fonctionnement ne devrait pas, selon moi, se montrer trop lourd...
On pourrait peut être ajouter une date de validité aux propositions d'action par contre, pour ne pas que des actions restent pendant des lustres alors qu'elles n'ont plus lieux d'être et que personne ne s'est mis dessus.
Seb Fri 27 Mar 2015 8:46AM
Désolé si c'est un peu long :/
SandrineAka Fri 27 Mar 2015 10:11AM
@Julien :
Je pense que d'une façon ou d'une autre, il faut installer une possible modération du pilote de décision, nous ne serons jamais à l'abri d'une personne tentée d'imposer ses idées ... surtout si c'est cette personne qui apporte l'idée à la base.
Bien entendu, cette proposition ne pourra pas être validée sur loomio si nous ne sommes que 3 à voter ... point positif, nous sommes déjà 10 sur loomio
Julien · Fri 27 Mar 2015 8:28AM
Cette question touche à la définition des rôles et leur distribution (ainsi que les responsabilités qui vont avec)
Enfin je crains que trop peu de gens s'approprie Loomio et prennent le temps de lire et réagir à cette proposition. Avec le risque de valider une décision importante que le groupe ne se serait pas appropriée.