APUNTES PARA LA REDACCIÓN DE NORMA DEL DESARROLLO DE LAS REUNIONES PRESENCIALES

Hola a tod@s, con la determinación de hacer las reuniones mas participativas y más amenas, nuestro compañero Juan, ha realizado una serie de apuntes el cual iremos trabajando. Como este aspecto es bastante dinámico e iremos adquiriendo más experiencias, establezco que los periodos de discusión y establecimiento de propuestas terminan, el miércoles anterior a cada reunión a las 23.59. Estos apuntes y la redacción de una norma que permita una buena ejecución de las reuniones es cosa de tod@s por lo tanto hay que aportar entre todos.

Borrador de Norma.
1.- Ser puntuales
2.-No interrumpir al que tiene el uso de la palabra.
Si es menester el moderador le pedirá al que está interviniendo que espere un momento para llamar al orden a la persona que interrumpe, recordándole que está entorpeciendo el desarrollo de la reunión. Lo antes posible devolverá la palabra a quien la tenia. El moderador no entrara en discusiones ni aclaraciones, debiendo esperar a su turno de palabra.
3.-Evitar anécdotas
4.-Evitar discusiones y comentarios de grupos durante una intervención
5.- No entrar en terreno personal, limitarse a los hechos.
6.- No salirse del tema
7.- No criticar las ideas de los demás, si mostrar la opinión al respecto.
8.- No habrá réplicas directas
Si alguien se siente aludido pide la palabra al moderador y cuando sea su turno expone lo que crea conveniente
9.- Todas las reuniones ordinarias comenzarán con dos puntos en el orden del día;
1º- Aprobación, si procede, acta de la reunión anterior
2º - Seguimiento de las tareas pendientes
El último punto del orden del día siempre será acordar el orden del día, la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión
10.- Cuando se intente tratar un punto que no haya sido fijado en el orden del día, el moderador advertirá a la persona en uso de la palabra de ello, recordándole que no es un punto a tratar, dándole la oportunidad de intervenir en el punto Ruegos y preguntas.
11.- Las intervenciones serán lo más breve posible. (Lo breve, si bueno, dos veces bueno; y si malo, no tan malo). El moderador podrá advertir a la persona en el uso de la palabra cuando el tiempo de intervención del mismo se exceda. Si un ponente realiza una intervención mediante la lectura de un texto escrito que ha sido preparado previo a la reunión por él u otro miembro, el tiempo de intervención podrá ampliarse hasta la exposición completa del mismo.
12.- Si existen propuestas concretas el secretario (o el moderador si no hay secretario) tomará nota y la leerá al ponente para que éste confirme lo escrito
13.- En el acta se anotarán las conclusiones de los temas tratados. Si las conclusiones suponen la realización de propuestas a la reunión, estas se votarán al finalizar las intervenciones del punto tratado y en orden al que se han tomado nota.
14.-Cada propuesta aprobada que supongan acciones o tareas a realizar, el moderador consultará si hay voluntari@/s para responsabilizarse de ellas. Si existen voluntari@/s pasan a ser responsable/s. El moderador le consultará la fecha tope estimada para su realización. El/la/l@s responsable/s intentarán fijar dicha fecha o comprometerse a darlas como máximo en la próxima reunión. Inmediatamente se votará por todos los presentes la urgencia, la importancia y la dificultad del desarrollo de la acción o tarea según criterio que estime cada uno. De los valores obtenidos por todos (que estarán en una horquilla de 1 a 5, siendo 1 el valor máximo y 5 el mínimo excepto en la dificultad que será al contrario) se sacará la media aritmética, y esos valores se le asignará a la tarea. Si la tarea es muy urgente, el/la/l@s responsable/s deberán comprometerse en el plazo de realización antes de que termine la reunión. La acción o propuesta aprobada además de constar en acta, se incluye en la “Hoja de Tareas”. Para incluir una tarea en la “Hoja de Tareas” debe de cumplir todos los requisitos expuestos.
15.- Por su naturaleza pueden existir propuestas que puedan ser votadas inmediatamente a su proposición. En tal caso, el proponente solicitará al moderador su votación inmediata. El moderador solicitará a todos los presentes que voten si están de acuerdo que se realice la consulta en ese momento o al final en el orden que a la propuesta le toque. Si por mayoría se vota que se realice la consulta de la propuesta en ese momento, se realizará la votación de la misma inmediatamente y se procederá como se explica en el punto anterior. Caso contrario se votará al final en el orden que le toque.
16.- Una propuesta totalmente contraria a una anterior no se admite
Ejemplo.- Votar para ir a una manifestación y una propuesta posterior para no ir a la misma manifestación.
17.- Una propuesta con más de una consulta se votará a cada consulta de la propuesta evitando posiciones contradictorias.
18.- Cualquier duda o imprevisto que surja, el moderador propondrá a los miembros de la reunión la consulta sobre la duda surgida siempre de modo participativo y democrático.