Loomio
Wed 17 May 2017 5:52AM

✓システムに関して気になるところ(社内監査続き)

小森 菜央 Public Seen by 370

①サイボウズLive

  • 内海さんのアカウントがある→削除しても投稿は消えないそうなので、削除しては?(管理者権限をなくす→削除)
  • 米澤さんに管理者権限がない→付与して問題ありませんよね?
  • 志賀さんがグループ未加入(招待中)
  • アイコンが設定されていない(鈴木さん以外)→各自設定を依頼?

②Loomio

  • アイコンが設定されていない(一部を除く)
  • 更新や書き込みがあったかどうかを見に行かなければならない。→放置されがち
  • 改行するためには一行スペースを設けなければならず、長文化する。
  • slackのチャンネルと一部一致していない:loomioの人事教育に波多野さんが入っていない。採用面接や見学会の対応をしていただいているので、入れるべきでは。
  • 情報広報→毛利さんが重複
  • 情報セキュリティ監査→NTTさんの監査を志賀さんに依頼するつもりなら、志賀さんも入れるべき。

③thunderbird

  • メールを見落としがち(フォルダを共有している場合、最初にメールを見た人によって既読になってしまう)
  • 他の人が送ったメールの確認方法
  • セミナー関係のメールの扱いについて(社内で案内する?その基準は?)
  • 問い合わせメールの宛先や窓口を統一するべきでは。(ウェブサイトの問い合わせフォームは?そのほか、外部に公開するアドレスとして適当なのは?people@?generalinfo@?)

④ファイルサーバ

  • 権限の付与状態について、コマンドによる確認の方法を教えていただきましたが、操作方法がわかりません。

⑤SIGNの設定

  • 参加できるプロジェクトを制限することで、閲覧制限する。→私が設定変更して問題ないのでしたら承ります。 )

⑥「人事労務freee」の導入について

  • 今夏リリース。「給与計算freee」の「労務手続き」、「勤怠管理」、「従業員管理」機能を強化したサービスの様子。「給与計算freee」は、この「人事労務freee」の「ライトプラン」、という位置づけになるかもしれません。

鈴木 義久 Wed 17 May 2017 10:24PM

小森さん、これらを定期的にやってくれませんか?

小森さんが遠隔でわからないなら、わかるように報告書作成などを義務づけて欲しいです。
いまは、チェックが鈴木がやっているので、小言が多いキャラになってますが、本来は、
誰かがチェックして漏れたものだけやるのがいいと思います。

そこの、チェック者がだれもいないので、業務管理側は人が増えれば増えるほど動きが
鈍くなっています。
人が増えれば増えるほど、業務が効率化していくように変えていきたいことが目的です。

鈴木 義久 Wed 17 May 2017 11:22PM

下記の通りご回答します。

①サイボウズLive

・内海さんのアカウントがある→削除しても投稿は消えないそうなので、削除しては?(管理者権限をなくす→削除)

内海から正式に辞めると言われていないですし、いままで内海がメインに書いてきているものなので、今年度いっぱいまで残しておいた方がいいと思います。

・米澤さんに管理者権限がない→付与して問題ありませんよね?

はい、お願いします。

・志賀さんがグループ未加入(招待中)

はい、本人にメーラーが登録がされれば処理ができると思います。
メーラーの設定に関しては、みんな素人ではないので設定動画を送ってやってもらってもいいのではと思います。

・アイコンが設定されていない(鈴木さん以外)→各自設定を依頼?

はい、お願いします。

②Loomio

・アイコンが設定されていない(一部を除く)

周知をお願いします。

・更新や書き込みがあったかどうかを見に行かなければならない。→放置されがち

メール通知されるのではだめですか?そのためのハイフンのメールアドレス付与なのですが。

・改行するためには一行スペースを設けなければならず、長文化する。

makedownはこちらを。
https://www.loomio.org/markdown
参考に小森さんのを修正してみました。

・slackのチャンネルと一部一致していない:loomioの人事教育に波多野さんが入っていない。採用面接や見学会の対応をしていただいているので、入れるべきでは。

いいえ、いまは手が空いている人がやっていて権限を入れているので、それはよくないです。
そういう考えを一掃したいという思いがあり、体制の見直しを進めて言います。
経営戦略会議で、所属を決めたあとに業務範囲を決定する。そこで付与するべきなのでは?
みんな、自分の持ち場が分かっていないのがそもそもの問題と思います。
余計なメールが見えることはそういったことが発生してしまうので、
メールの閲覧権限、FSの閲覧権限も抜いても問題ないと思っています。
経営戦略会議で話しましょう。

・情報広報→毛利さんが重複

そうですね。修正をお願いできますか。

・情報セキュリティ監査→NTTさんの監査を志賀さんに依頼するつもりなら、志賀さんも入れるべき。

いまはあえて抜いています。
佐々木君にいま、みな業務がいっぱいなので振らないように言われていますので、必要なときに振ります

例えば、私がやっている個別案件を共有することが次回の経営戦略会議で必要なのですが、
受注管理のシステムがないので困っています。
佐々木君は、鈴木は県庁業務よりも優先するのは何をやっているのかという思いがあるのでは?

③thunderbird

・メールを見落としがち(フォルダを共有している場合、最初にメールを見た人によって既読になってしまう)

僕は、毎日メールをみているので、日付で昨日分を全てチェックしているようにしていますが、それではだめですか?

・他の人が送ったメールの確認方法

送信済みフォルダに入っています。

・セミナー関係のメールの扱いについて(社内で案内する?その基準は?)

セミナーとは例えば何のセミナーですか?

・問い合わせメールの宛先や窓口を統一するべきでは。(ウェブサイトの問い合わせフォームは?そのほか、外部に公開するアドレスとして適当なのは?people@?generalinfo@?)

統一しているのですが、ルールが周知されてきれていないだけです。
伝えても、それがドキュメントされていかないのが問題ですよね。何回もこれを繰り返しているので、何とかしなくてはなりません。
何回もいうだけではなく、漏れが発生し、はたまた、人間関係にも問題が出てくる可能性があります。

話を戻すと、
peopleは現在では外部向けではありません。いまは廃止し、社内での共通アカウント専用です。どうしてpeopleは問い合わせ窓口と思ったのですか?
問い合せ窓口はホームページに掲載してあるように、general_infoです。
hr@isec.ne.jp
など職種ごとに準備してあり、組織が人事総務部など、職種のくっつき方がかわるので、hrが8974や8978に行ったりするので、hrはあくまでエイリアスで、
人事に関することは、hrに送ってもらいます。波多野さんや川口さんに聞いてみて下さい。ドキュメント化は鈴木がしたはずなのでもらってください。

入社時の、社内ルールを周知する場も必要ですし、何を言っておかないといけないか、また、業務中で覚えるなら、こういったルールはどこにまとめて
おいてあるというのがないといけませんね。

④ファイルサーバ

・権限の付与状態について、コマンドによる確認の方法を教えていただきましたが、操作方法がわかりません。

権限付与については、かなり重要な部分なので、鈴木に任せて下さい。

⑤SIGNの設定

・参加できるプロジェクトを制限することで、閲覧制限する。→私が設定変更して問題ないのでしたら承ります。 )

設定してもいいのですが、初めの形はイメージが伝わらないと思うので設定しますね。

⑥「人事労務freee」の導入について

・今夏リリース。「給与計算freee」の「労務手続き」、「勤怠管理」、「従業員管理」機能を強化したサービスの様子。「給与計算freee」は、この「人事労務freee」の「ライトプラン」、という位置づけになるかもしれません。

従業員管理、給与だけ計算できれば、他の機能は使いません。

小森 菜央 Thu 18 May 2017 1:28AM

下記の通り対応します(しました)。
* サイボウズLive米澤さんに管理者権限→付与しました。
* 志賀さんのサイボウズLive設定→体調すぐれないということですので、折をみてお願いします。
* サイボウズLiveとloomioの各自アイコンについて→後ほど周知と依頼をします。makedownも、あわせてサイボウズliveに掲示します。
* loomio毛利さんの重複→解除しました。
* 「ここから調達」の問い合わせアドレスを「general_info@」に変更しました。
* サンダーバードや各種閲覧権限の件については了解しました。

議論続きです。

【外部からの問い合わせ窓口と入社時ルールの周知について】

外部からの問い合わせ先が「general_info@~」であることは承知しました。私の認識不足でした。おそらく基本的な事項のレクチャーを受けていないためだと思われます。
勤怠の打刻方法、締日や給与の振り込み時期、メールの基本設定(考え方や使い方という意味で)、使用しているツールの説明(slack、GQ、Asana、Googleカレンダー、loomio)などは、従事する業務の領域を問わず「新入社員に教えること」としてひとつの資料にしてまとめておくのがよいかもしれません。

また、私が気にかかったのは、問い合わせ先のアドレスに加えて、その受け手(担当者)を明確にす
る必要がないのかということです。

【セミナーについて】

KIISやJASA主催のセミナー、その他民間の団体が主催しているものもあります。一覧化して情報をおいて置き、閲覧できるようにしてはどうでしょうか。(日時、場所、テーマ程度の情報)→それを見て、鈴木さんが「○○さん行ったら?」と声かけすることも可能です。ここに、ワーキンググループや各種勉強会ほか、個人が仕入れたセミナー情報をあわせてもいいかもしれません。

鈴木 義久 Sun 21 May 2017 2:12AM

小森さん、

「新入社員に教えること」としてひとつの資料にしてまとめておくのがよいかもしれません。

はい、賛成です。それがサイボウズLIVEと認識していました。
社内と連携してお願いできませんか。

セミナーについて

はい、そうですね。いま総務に来て私が見落としたら何も対応できない状態です。
これから、KIISのセキュリティ診断のセミナーなどが加わってくると思いますし、
教育担当の作業の一環としてメール転送作業についてお願いしたいと思います。
(もしくは、メール宛先の整備などで事足りるかもしれませんが。)

小森 菜央 Mon 22 May 2017 4:13AM

SIGNの公開範囲と権限について、整理しました。添付のエクセルは私の意見です。原則、社外の人には公開しないというスタンスです。(必要のある場合は、ゲストとして招待する)鈴木さんのお考えに沿わない部分があるかもしれませんが、案として提出させていただきます。また、あくまでの現状(私が把握している)所属をもとにしてるため、今後個々の業務範囲を整理されると、少しずれが出てくるかもしれません。

小森 菜央 Mon 22 May 2017 6:42AM

追記です。
アドレス変更の結果か、GQの予定とGoog;leカレンダーの予定が連携しなくなってしまいました。
今日新しく入力したタスク・Due dateを変えたタスクがGoog;leカレンダー上に表示されません。

鈴木 義久 Tue 23 May 2017 10:55PM

連携しなくなったのはハイフンをいれたことが原因です。
平日日勤帯は忙しいので、週末に直しておきます。

鈴木 義久 Tue 23 May 2017 11:03PM

signは原則どころか、外部には公開しません。
高橋先生、小山さんはただアカウントを作っただけです。(アカウント作るのも面倒なので、あらかじめ作ったという意味合いです。本当は余分なアカウントは作るべきではないというのはセキュリティ上NGということは認識した上です。パスワードを伝えなければ入れないので。)
何れ、無効化(何も見せない)にするつもりです。
共有する場合は、アウトプットしてメールにありつけして送る、という形でお願いします。

Excel確認しました。
社内に、取締役総会の議事録を変更できる人がいないと困るので川口さんを付与して欲しいのですがどうでしょうか。
あと、監査・運用・開発のフィールドについて追記をお願いします。

小森 菜央 Wed 24 May 2017 5:28AM

修正しました。ちなみに、「一般」の権限でも、編集は可能です。(新規作成はできないようです)

「監査」「運用」「開発」のフォルダは今現在存在しないのか、それとも権限の問題で私が閲覧できないのか不明でした。一応自分に権限を与えていますが、なしというのでも構いません。

鈴木 義久 Wed 24 May 2017 7:10AM

はい、作業、ありがとうございます。