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[Lille] Remboursement des frais de déplacement et de repas

DU Maïa Dereva Public Seen by 320

L'Assemblée des Communs de Lille dispose d'un budget de 2000€ pour l'année qui a servi jusqu'à aujourd'hui au réglement des locations de salle (Baraka, Mutualab).
@simonsarazin propose que les membres de l'assemblée puissent utiliser une partie de ce budget pour rembourser des frais de transport / repas qui peuvent découler des activités liées à l'assemblée.

DU

Maïa Dereva Wed 28 Sep 2016 12:46PM

Cette proposition fait suite à la participation de @julienlecaille , Christian Mahieu et moi-même à la journée des Assemblées des Communs qui s'est tenue à Paris le 23 septembre dernier.

Voici une proposition de fonctionnement, basée sur la confiance et l'autonomie :
- la personne souhaitant se faire rembourser des frais rédige une note de frais accompagnée des justificatifs lorsqu'ils sont disponibles.
- elle remplit le tableau qui se trouve dans le fichier de gestion du collectif Catalyst (collectif qui porte le budget de l'assemblée) : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sc-fQ-Wlvqf1-6aDOZiuIWPeUne516ej08KZeO4c1eI/edit#gid=1128258697
- elle envoit un mail avec sa note de frais et un RIB à Caro, la comptable de l'ANIS [email protected] (association qui porte administrativement le collectif Catalyst)
- elle informe les autres membres en écrivant à la liste de diffusion de l'assemblée [email protected]

Avant de lancer un vote sur le sujet, j'ouvre la discussion pour que chacun puisse partager son avis, tant sur le principe que sur la procédure.

DU

Maïa Dereva Wed 28 Sep 2016 12:56PM

On notera évidemment que la notion de "membre" est seulement en cours de définition. Voir le code social en cours de définition : http://assemblee.encommuns.org/wiki/Code_social_de_l%27Assembl%C3%A9e_des_communs_de_Lille_:_version_en_cours_de_r%C3%A9daction

Ça n'empêche pas de valider le principe général...

AVE

Amaury VAN ESPEN Wed 28 Sep 2016 1:16PM

BKper est bien pour gérer les notes de frais

CD

Christian Dupuy Wed 28 Sep 2016 1:33PM

Ce reprend le commentaire de Jean-Philippe Luez envoyé par mail :

pour ma part je suis réservé sur cette proposition.
la participation de chacun aux assemblées est à mon sens un acte d'adhésion au projet des communs et doit donc être assumé également sur un plan financier.
Bien entendu, je me tiens à l'écoute des autres points de vue ☺
contributivement

CD

Christian Dupuy Wed 28 Sep 2016 1:39PM

Je suis pour ma part pour, dans des circonstances précises et sortant de l'ordinaire. Le déplacement à Paris pour représenter l'Assemblée de Lille en est un bon exemple.

Il y a plusieurs façons d'envisager le fait d'assumer ou non financièrement sa participation aux assemblées, et chacun a la possibilité de considérer qu'il n'a pas besoin de remboursement. Par contre, à partir du moment où le coût de l'acte de contribuer est un frein à la contribution, notamment pour des contributeurs reconnus et récurrents, je trouve logique de pallier à cela par le remboursement, voire l'avance aux frais.

JL

Julien Lecaille Wed 28 Sep 2016 2:33PM

Bonjour

pour préciser on est içi dans un cas où les organisateurs du temps de rencontre national souhaitaient explicitement avoir des témoignages issus de l'expérience lilloise ...

CL

Cyril Libert Wed 28 Sep 2016 4:56PM

Dans ce cas, il faudrait demander une participation au demandeur d'une présence lilloise, non ?

CL

Cyril Libert Wed 28 Sep 2016 4:54PM

Ne pourrait-on pas ajouter une procédure d'optimisation des coûts ?
"coucou, j'ai trouvé ce billet de train
- regarde ce covoiturage est moins cher"

ou alors on fait confiance sur le fait que la personne a cherché le moyen de transport le moins cher ?

DU

Maïa Dereva Wed 28 Sep 2016 6:54PM

Il s'agissait d'une rencontre de toutes les assemblées pour partager nos pratiques, difficile de demander aux autres assemblées de financer la nôtre ;)
Vous trouverez par exemple la contribution de Christian Mahieu sur cette page : http://wiki.remixthecommons.org/index.php/Journ%C3%A9e_de_travail_Assembl%C3%A9e_des_communs

Je suis d'accord sur la transparence au niveau des coûts minimum (j'ai réussi à faire Lille-Paris pour 5€ qui dit mieux ? :) )

De manière plus générale, dans l'optique de créer une économie à l'intérieur des communs, il serait intéressant de changer de paradigme et de cesser petit à petit de considérer les actions des commoneurs et commoneuses comme du bénévolat. Les contributions ne sont pas nécessairement rémunérées, mais peuvent faire l'objet de rétributions en accord avec la communauté.
La question que l'on peut se poser c'est : "Les rétributions doivent-elles être directement reliées à des actions précises ?". On peut imaginer que les acteurs qui le souhaitent se servent dans un pot commun (par exemple de manière régulière sur Liberapay) sans nécessairement que cela soit corrélé à une note de frais pour déplacement.

AVE

Amaury VAN ESPEN Thu 29 Sep 2016 5:53AM

Bonjour Maïa,
totalement partagé sur le principe,
toutefois, légalement et comptablement, nous aurons du mal à tordre le coup du paradigme du contrôleur de gestion =)
Aussi, je proposais pour faciliter la gestion (et celle du commoner et celle de la structure porteuse qui rembourse), d'utiliser un outil comme BKPER.
l'interface "back" permettant d'archiver les "transactions" (et répondre aux obligations comptables), l'interface "front" que ce soit sur ton navigateur, ou plus simplement encore, sur ton mobile, permettant de "prendre une photo" de ta preuve comptable, d'indiquer en chiffre le montant et d'y ajouter un commentaire pour faciliter le travail "éventuel" de retraitement.

Je vous invite à l'essayer, ou je vous propose de prendre quelques minutes la prochaine fois qu'un atelier des communs se tient, pour faire ensemble une démonstration.

Bien à vous

Amaury

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