Communication interne OuiShare France

Pendant le summit France a été abordé la question de la communication interne OuiShare.
Le sujet est large, et concerne :

• La culture / les valeurs : quels principes de fonctionnement au sein de la communauté ? Un travail est à réaliser à ce sujet, nous n'avons pas eu le temps de définir de plan d'action.
• Les types d'informations sur lesquels nous avons besoin de mieux communiquer en interne : les personnes (qui fait quoi, qui veut faire quoi?), les projets, et "le reste" (fonctionnement, opportunités etc.)
• les outils utilisés pour structurer ces infos, et repréciser le rôle de ces outils.

Notre session de travail n'a pas permis de faire le tour du sujet mais de partager un premier état des lieux.

les "quick wins" suivants ont été identifiés :

• Outil update général sur les projets
  Besoin : avoir les informations actualisées des projets en cours chez OuiShare (niveau global) - premier niveau d’information
  Proposition : rajouter dans le dashboard un onglet qui centralise ces infos + une personne qui initie et ensuite facilite le process (rappel du besoin de mise à jour mensuelle). Selon la charge réelle, un bucket pourra être demandé a posteriori.
  Pour action : Maud / fin juillet

• Information nouveau projet
  Besoin : savoir ce qu’il se passe
  Proposition : 1 mois après lancement d’un projet au sein de OuiShare France, le porteur de projet organise un déjeuner ou PDJ thématique ou HO si pas à Paris; sur le sujet et communique sur cet événement :

• Post loomio

• Mise à jour outil update projet

• inscrire l’event à l’agenda commun OuiShare Events

• Et partager l’information au sein du canal OuiShare France de Slack
  Pour action : chaque porteur d’un nouveau projet

• Rappel accès aux agendas
  Les réunions orga sont à rajouter dans un agenda commun; aujourd’hui pas d’agenda OuiShare France : à créer ? point non abordé jusqu'au bout. à gérer en réunion hebdo ?

• Réunions de suivi OuiShare France
  Décision : Les réunions hebdomadaires du vendredi (14h30-16h00) concernent aujourd'hui l'ensemble de la communauté France, et non pas uniquement Paris.
  Ce qui signifie :

• De les partager dans l’agenda OuiShare Hangouts et y inviter l’ensemble des membres France

• Que chacun est responsable de préparer son update sur le docu partagé

• Redéfinir quel document partagé

• Le mettre dans un dossier “coordination OuiShare France” (pas que paris)

• Rappeler la réunion sur le canal slack OuiShare France et le fait de mettre à jour le document partagé le matin même → qui ?

• Que les personnes non présentes puissent avoir la possibilité de participer via Hang out
  Pour action : Claudine / fin juin

• Relations Paris - Régions
  Proposition : mettre en place des relations type binôme (ou trinôme) entre membres de la communauté sur Paris et membres en régions, pour avoir des relais privilégiés pour passer des messages et informations.
  Pour action : Taoufik / fin juillet

• Autres points abordés
  ++ Nous proposons que slack soit l’outil de référence pour le “travail” au sein de OuiShare. Si quelqu’un poste quelque chose d’important sur telegram, pensez à le forwarder sur slack. Ben a retravaillé les channels sur slack pour réorganiser un peu le contenu
  ++ Il va falloir mettre à jour les informations sur Ouiki en phase avec ces éléments. Pour action : à définir

Avez-vous des remarques ou objections ?

Merci!